Rapports personnalisés AlibeeZ : composer son tableau comme dans Excel, sans export à rejouer

Dans beaucoup d’organisations, un rapport commence par une extraction. On sort les données du logiciel, on les colle dans un classeur, on refait les formules, on envoie le fichier. Le tableau est juste le jour où il est produit ; la semaine suivante, il faut tout rejouer, et deux versions du même chiffre circulent en comité.

AlibeeZ garde le geste et retire l’extraction. Vous composez votre tableau comme vous l’auriez fait dans Excel, mais dans l’application, sur ses propres chiffres. Le panneau ci-dessus montre un rapport en cours de construction : une marge par agence.

Ce que montre le panneau

À gauche, le bac des colonnes disponibles. Quatre sont déjà dans le tableau : projet, client, jours consommés, marge brute. Trois attendent d’y entrer : reste à faire, taux journalier, et « Niveau d’habilitation », signalé comme champ personnalisé.

À droite, le rapport « Marge par agence », avec sa barre d’outils : filtres, regroupement, tableau croisé, graphique. Les projets sont regroupés par agence :

Sur l’illustration, les sous-totaux sont calculés à partir des lignes, et la marge d’un groupe est pondérée par les jours : un petit projet ne pèse pas autant qu’un gros. Sous le tableau, un graphique reprend la marge par agence. En pied, les sorties possibles (Excel, CSV, épingler à l’accueil) et une phrase qui résume l’intérêt de l’ensemble : pas d’export à rejouer, la donnée est fraîche à chaque ouverture.

Composer un rapport

Le panneau est volontairement montré à mi-construction, parce que c’est là que se trouve la fonctionnalité : le rapport ne se choisit pas dans une liste figée, il s’assemble.

Les colonnes

Vous choisissez les colonnes parmi les données de l’application : jours consommés, reste à faire, marge brute, taux journalier, et bien d’autres. Vos propres champs en font partie. Un champ créé depuis l’administration, comme le « Niveau d’habilitation » décrit dans l’article sur les champs personnalisés, apparaît dans le bac au même titre que les colonnes natives.

Filtres et regroupements

Les filtres restreignent le périmètre, les regroupements structurent le tableau, comme le regroupement par agence du panneau. Pour découper selon vos propres axes, les tags historisés s’ajoutent à l’analyse, avec un avantage : un rapport portant sur une période passée compte avec les valeurs de cette période. L’article sur les tags historisés détaille ce mécanisme.

Tableau croisé et graphique

Vous croisez en tableau dynamique, comme un TCD, et vous sortez un graphique. Le graphique n’est pas une seconde source : ce sont les mêmes chiffres que le tableau, présentés autrement, d’où leur place dans le même cadre sur le panneau.

Vous ne partez pas forcément d’une page blanche : AlibeeZ propose aussi des rapports préconfigurés, à côté des tableaux de bord paramétrables.

Des chiffres lus au moment où vous ouvrez le rapport

C’est la différence avec le classeur. Un rapport AlibeeZ lit la base de l’application au moment où vous l’ouvrez. Il n’y a donc pas de décalage entre le rapport et la réalité, et rien à rafraîchir à la main.

Cette fraîcheur tient à la façon dont les données sont tenues en amont. Les indicateurs se recalculent à chaque saisie : un temps saisi, un frais validé ou un avenant au contrat met à jour le prévu et le réalisé, sans traitement nocturne à attendre. Le rapport ne fait que lire ce qui est déjà juste.

Et comme les CRA, les factures et les marges sortent de la même base, le chiffre du rapport est celui qui sert aussi à facturer. Il n’existe pas de seconde version à réconcilier.

Ce qu’on fait d’un rapport ensuite

• L’exporter en Excel ou en CSV, quand le tableau doit partir chez quelqu’un qui n’utilise pas AlibeeZ ou entrer dans un autre traitement.
• L’épingler sur l’écran d’accueil, pour que ceux qui en ont besoin le voient en se connectant. L’accueil réserve un espace à vos rapports épinglés, à côté de vos alertes et de vos annonces : l’article sur les alertes et l’écran d’accueil le décrit.
• Automatiser son envoi, pour qu’il arrive sans que personne ait à le produire.
• Le prolonger dans votre outil de BI : si votre direction financière travaille dans Power BI ou Looker Studio, l’export automatique y envoie les données AlibeeZ (temps, absences, staffing, projets, marges, facturation, encours client), sans export mensuel ni seconde source.

Un rapport montre, une alerte prévient. Sur le panneau, Kepler affiche 19 % de marge ; une alerte « marge sous 20 % » adressée au contrôle de gestion évite d’attendre que quelqu’un ouvre le tableau pour le remarquer.

Ce que ça change

• des tableaux composés par vos équipes, avec vos colonnes et vos axes, sans demande à l’éditeur ;
• plus d’extraction à rejouer chaque semaine : le rapport est à jour à l’ouverture ;
• un seul chiffre par question, celui de la base qui produit aussi la facturation ;
• vos champs personnalisés et vos tags disponibles comme n’importe quelle colonne.

Pour aller plus loin : les chiffres que lisent vos rapports sont expliqués dans l’article sur la marge et le prévisionnel et dans celui sur la charge consommée. Pour choisir quels indicateurs suivre, lisez les trois indicateurs clés du pilotage d’activité.

FAQ

Les rapports AlibeeZ sont-ils à jour ?

Oui. Ils lisent la base de l’application au moment où vous les ouvrez, et les indicateurs sont recalculés à chaque saisie. Il n’y a pas de décalage entre le rapport et la réalité, ni d’export à rejouer.

Faut-il passer par AlibeeZ pour créer un rapport ?

Non. Les rapports font partie des leviers entièrement entre vos mains : vous choisissez les colonnes, les filtres, les regroupements, et vous croisez en tableau dynamique ou en graphique. Des rapports préconfigurés existent aussi comme point de départ.

Peut-on exporter un rapport vers Excel ?

Oui, en Excel ou en CSV. Vous pouvez aussi épingler un rapport sur l’écran d’accueil, ou alimenter Power BI et Looker Studio par l’export automatique des données AlibeeZ.

Les champs personnalisés apparaissent-ils dans les rapports ?

Oui. Un champ ajouté depuis l’administration rejoint les colonnes disponibles du constructeur de rapports, au même titre que les données natives.