Chaque organisation finit par avoir une donnée que son logiciel ne prévoit pas : un niveau d’habilitation exigé par un client de la défense, un numéro de marché public, une référence interne que la direction financière veut voir sur chaque facture. Faute de place, elle atterrit dans un commentaire libre ou dans un tableur à côté, et elle cesse d’être exploitable le jour où quelqu’un veut la filtrer.

AlibeeZ traite ce cas comme une opération courante : le champ qui vous manque, vous l’ajoutez. Le panneau ci-dessus en raconte le parcours en trois temps, sur une fiche projet à laquelle il manque justement un « Niveau d’habilitation ».

Trois temps, un seul champ

Le schéma se lit de gauche à droite, et chaque colonne correspond à une étape :

  1. Il vous manque un champ : la fiche projet porte déjà le client, l’échéance et le responsable. La case du niveau d’habilitation, elle, est vide et marquée d’un point d’interrogation.
  2. Vous l’ajoutez vous-même : deux chemins partent de ce trou. Le direct mène au bloc « Nouveau champ », depuis l’administration. L’autre, marqué « Optionnel », passe d’abord par une base de test que nos équipes déploient pour que vous l’essayiez. Les deux se rejoignent, parce qu’ils aboutissent au même champ.
  3. Il est disponible partout : une fois créé, le champ comble la case de la fiche, puis s’allume dans cinq destinations : écrans et formulaires, rapports et tableaux de bord, API et échanges, exports Excel et CSV, règles personnalisées.

Sous le schéma, une phrase rappelle la règle du jeu : à chaque étape, nos équipes sont là pour cadrer le champ, le créer avec vous et vérifier qu’il tombe au bon endroit.

Sur quelles fiches ajouter un champ

La réponse courte est : partout où votre métier en a besoin. Le client, le projet, le collaborateur, la note de frais, la facture font partie des fiches sur lesquelles AlibeeZ permet d’ajouter vos propres champs.

Quelques situations typiques dans une société de conseil ou d’ingénierie :

  • sur le projet, l’habilitation exigée par le client ou une référence contractuelle ;
  • sur le collaborateur, une information RH ou métier dont le staffing a besoin ;
  • sur la note de frais, une donnée que votre comptabilité ou votre client attend ;
  • sur la facture, une mention qu’un donneur d’ordre réclame.

Les champs servent aussi dans les formulaires de demande. Le formulaire de demande de formation présenté dans l’article sur les formulaires porte un champ « Plan de développement » propre à l’entreprise, sous forme de liste, à côté des champs standards.

Deux chemins pour le créer

Depuis l’administration

Le chemin direct est celui du bloc « Nouveau champ » : le champ se crée depuis l’administration d’AlibeeZ, par vos équipes. C’est l’un des leviers entièrement entre vos mains, au même titre que les tags, les rapports et les alertes. Aucun code n’est à écrire, et il n’y a pas de ticket à ouvrir pour ajouter une donnée.

Sur une base de test d’abord

Quand le champ touche à un processus sensible, ou simplement quand vous préférez voir avant de décider, il existe un détour. Nos équipes déploient le champ sur une base de test, alimentée par vos données, et vous l’essayez dans vos conditions réelles avant qu’il n’arrive en production. Ce détour est optionnel : il ne ralentit pas le cas simple, il sécurise celui qui le demande.

Accompagné, si vous le souhaitez

Faire seul ne veut pas dire être seul. Si le besoin est flou (faut-il un champ ou un tag ? sur quelle fiche ?), nos équipes le cadrent avec vous, créent le champ à vos côtés et vérifient qu’il apparaît là où vous l’attendez. Et si le besoin dépasse l’ajout d’une donnée pour devenir un comportement nouveau du produit, il bascule dans la démarche décrite dans l’article sur le développement sur mesure.

Où le champ existe ensuite

C’est la partie qui distingue un vrai champ d’un commentaire avec une étiquette. Dans AlibeeZ, le champ créé n’est pas cantonné à la fiche :

  • Écrans et formulaires : il apparaît sur la fiche où vous l’avez ajouté, et se saisit comme les champs natifs.
  • Rapports et tableaux de bord : il rejoint les colonnes disponibles du constructeur de rapports. Dans l’article sur les rapports, le même « Niveau d’habilitation » figure parmi les colonnes, signalé comme champ personnalisé, prêt à être ajouté au tableau.
  • API et échanges : il fait partie de ce que l’API d’AlibeeZ expose à vos outils. Les écritures par l’API passent par les mêmes contrôles et les mêmes règles que l’écran.
  • Exports Excel et CSV : il sort avec le reste des données, sans ressaisie dans un tableur.
  • Règles personnalisées : vos règles de gestion peuvent s’appuyer dessus, ce qui en fait une donnée qui agit, pas seulement une donnée qui s’affiche.

La même donnée circule donc d’un bout à l’autre de la chaîne, de la saisie à la restitution, sans copie intermédiaire. C’est la logique de référentiel unique qui est au cœur d’AlibeeZ, appliquée à vos propres données.

Ce que ça change

  • une donnée métier qui vit dans un champ, filtrable et exportable, au lieu d’un commentaire que personne n’interroge ;
  • pas de tableur parallèle pour suivre ce que le logiciel ne prévoyait pas ;
  • un ajout que vous faites vous-même depuis l’administration, avec la possibilité de l’essayer d’abord sur une base de test ;
  • un champ qui ressort dans les rapports, l’API, les exports et les règles, sans travail supplémentaire.

Pour aller plus loin : si l’information sert à regrouper et à comparer plutôt qu’à être lue, c’est souvent un tag qu’il vous faut, ce que détaille l’article sur les tags historisés. Pour savoir quoi vérifier chez n’importe quel éditeur avant de signer, lisez le test des champs personnalisés, et pour voir le champ servir dans un tableau, l’article sur les rapports personnalisés.

FAQ

Peut-on ajouter un champ sans passer par AlibeeZ ?

Oui. Les champs font partie des leviers entièrement entre vos mains : ils se créent depuis l’administration, sans développement. Nos équipes restent disponibles pour cadrer le besoin ou créer le champ avec vous si vous le préférez.

Sur quelles fiches peut-on ajouter un champ personnalisé ?

Sur les fiches où votre métier en a besoin : client, projet, collaborateur, note de frais ou facture, entre autres. Les formulaires de demande peuvent aussi porter vos propres champs.

Un champ personnalisé apparaît-il dans les rapports et les exports ?

Oui. Une fois créé, il est disponible dans les écrans, les rapports et tableaux de bord, l’API, les exports Excel et CSV, et vos règles de gestion. Dans le constructeur de rapports, il apparaît parmi les colonnes disponibles.

Peut-on tester un nouveau champ avant de le mettre en production ?

Oui. Nos équipes peuvent le déployer d’abord sur une base de test alimentée par vos données. Vous l’essayez dans vos conditions réelles, et rien ne passe en production avant votre validation.