Dans beaucoup d’organisations, la validation passe par la boîte mail. Le CRA attend que le manager ouvre le bon message, la note de frais reste bloquée pendant ses congés, et personne ne sait dire, trois mois plus tard, qui a validé quel montant. Le circuit existe, mais il n’est écrit nulle part ailleurs que dans les habitudes.

Dans AlibeeZ, chaque processus suit un circuit de validation que vous réglez, sans développement. Le panneau ci-dessus en donne un exemple sur une note de frais : une saisie, un manager, une étape qui ne s’ajoute qu’au-delà d’un montant, puis le remboursement.

Ce que montre le panneau

Le circuit se lit de haut en bas :

  1. Saisie : le collaborateur déclare sa dépense, depuis son mobile.
  2. Manager : il valide, et s’il est absent, une délégation prend le relais.
  3. Une bifurcation : si le montant dépasse 500 €, la note passe par le contrôle de gestion ; sinon, elle va directement à l’étape suivante.
  4. Remboursement : l’export comptable part avec le numéro de compte déjà posé.

Sous le circuit, une ligne rappelle que chaque étape est tracée : qui, quand, et sur quelle version. La bifurcation est le cœur de l’exemple : un circuit n’est pas une file d’attente fixe, il s’adapte à ce qu’il valide. Le seuil de 500 € est une valeur d’illustration, c’est vous qui le fixez.

Quatre dimensions pour régler un circuit

Un circuit AlibeeZ compte un ou plusieurs niveaux, et chaque niveau se déclenche selon quatre dimensions :

  • Le rôle : le manager, le chef de projet, le contrôle de gestion, l’ADV.
  • Le montant : au-delà d’un seuil, une étape s’ajoute.
  • L’entité : deux filiales peuvent avoir deux circuits différents pour le même processus.
  • Le type de projet : un projet au forfait et une mission en régie n’ont pas forcément les mêmes valideurs.

Tant que le circuit reste dans ces dimensions, il se règle par paramétrage, sans passer par un développement. Pour les notes de frais, la validation peut en plus dépendre de la nature de la dépense ou du centre de coût.

Quelques circuits courants

  • Un CRA validé par le manager, puis par le chef de projet côté client.
  • Une note de frais au-delà d’un seuil : second valideur obligatoire.
  • Une facture en brouillon : une demande de validation part avant l’émission, vers la personne que vous avez désignée.
  • Une demande interne, comme une demande de formation : le manager, puis le responsable formation au-delà d’un certain coût.

Ce qui se passe autour du circuit

Un circuit ne se résume pas à une suite de clics. Il notifie, il relance, il se souvient, et il continue de tourner quand quelqu’un est absent.

La délégation pendant les congés

Quand le valideur est en congé, la délégation est automatique. Une demande ne reste pas en attente deux semaines parce qu’une seule personne pouvait la débloquer.

La relance sans réponse

Au bout de quelques jours sans réponse, une relance part. C’est le circuit qui suit, pas l’assistante de direction ni le demandeur.

Le refus motivé

Un refus n’est pas un silence : il est renvoyé au demandeur avec le commentaire du valideur. Le collaborateur sait pourquoi, et sait quoi corriger.

La trace de chaque étape

Chaque étape est enregistrée : qui a validé, quand, et sur quelle version. En cas de contestation client sur un CRA ou d’audit sur des frais, la piste est complète.

Un même moteur, et ce qu’il alimente

Les circuits ne sont pas propres à un module. Les temps, les notes de frais, les factures et les demandes internes passent par la même logique, réglée au même endroit. Et ce qui est validé une fois alimente tout le reste, sans ressaisie :

  • un CRA validé alimente la charge consommée, la marge, la facture du projet et le plan de charge ;
  • une note de frais validée part en comptabilité avec ses numéros de compte, et peut être refacturée au client quand le contrat le prévoit ;
  • une demande de formation validée peut créer la session côté Dendreo, et les jours de formation reviennent dans le plan de charge.

Les validations sont aussi des événements. Avec les webhooks d’AlibeeZ, un CRA validé peut déclencher un scénario dans Zapier ou Make, par exemple ajouter une ligne dans un tableur. Et dans l’autre sens, ce qui entre par l’API ne contourne rien : une écriture par l’API passe les mêmes circuits de validation que si elle avait été saisie à l’écran.

Ce que ça change

  • le circuit est écrit dans l’outil, pas dans les habitudes de quelques personnes ;
  • une absence ne bloque plus une validation, et une demande oubliée est relancée ;
  • chaque décision a un auteur, une date et une version, utilisables en cas de contestation ;
  • ce qui est validé alimente directement la facture, la comptabilité et le plan de charge.

Pour aller plus loin : les circuits s’appuient sur les règles de gestion d’AlibeeZ, et ils prennent tout leur sens avec les formulaires de demande, qui transforment une demande interne en processus. Pour un circuit vu de près, sur un cas précis, lisez l’article sur la validation des notes de frais.

FAQ

Combien de niveaux de validation peut-on mettre en place ?

Un ou plusieurs, déclenchés par le rôle, le montant, l’entité ou le type de projet. Un CRA peut par exemple être validé par le manager, puis par le chef de projet côté client, et une étape peut s’ajouter au-delà d’un seuil.

Que se passe-t-il quand le valideur est en congé ?

La délégation est automatique pendant ses congés, et une relance part au bout de quelques jours sans réponse. La demande ne reste pas bloquée en attendant son retour.

Faut-il un développement pour modifier un circuit ?

Non, tant que le circuit se règle par le rôle, le montant, l’entité ou le type de projet : c’est du paramétrage. Si votre besoin sort de ces dimensions, il se cadre avec nos équipes, et vous savez avant de vous engager s’il relève du paramétrage ou d’un développement chiffré.

Les données envoyées par l’API passent-elles par les circuits ?

Oui. Une écriture par l’API passe les mêmes contrôles que l’interface, y compris vos circuits de validation. L’API n’est pas une porte de service.