Une demande de formation, dans la plupart des entreprises, commence par un mail. Le collaborateur écrit à son manager, qui transfère au responsable formation, qui demande le devis, qui arrive dans un autre fil. Trois semaines plus tard, personne ne sait si la demande est validée, en attente ou oubliée, et le budget de l’équipe se reconstitue à la main en fin d’année.
AlibeeZ traite ces demandes internes comme de vrais processus. Vous dessinez le formulaire, vous dessinez ce qu’il déclenche, et la demande vit ensuite dans l’outil. Le panneau ci-dessus le montre sur un cas volontairement ordinaire : une demande de formation, telle que le collaborateur la remplit, puis telle qu’elle se présente quelques heures plus tard.
Ce que montre le panneau
À gauche : ce que voit le collaborateur
Le formulaire « Demande de formation » compte six champs : l’intitulé (Kubernetes niveau 2), l’organisme, le coût (1 800 €), les dates, un plan de développement choisi dans une liste, et le devis en pièce jointe. L’intitulé, le coût et les dates sont marqués comme obligatoires. Le champ « Plan de développement » porte un badge : c’est un champ personnalisé, ajouté par l’entreprise, la preuve que le formulaire est le sien et pas un modèle imposé.
À droite : ce qu’elle devient
La même demande, suivie étape par étape :
- Envoyée par Camille R. à 09:12.
- Manager : validée à 11:40.
- Responsable formation : étape en cours, requise parce que le coût dépasse 1 500 €.
- Budget décompté : à venir, sur l’enveloppe de l’équipe.
En dessous, quatre briques résument ce qui rend cela possible : vos propres champs, une règle sur le montant, une alerte au demandeur, une reprise dans vos rapports. Les noms, montants et horaires sont des exemples.
Vous dessinez le formulaire
Le formulaire est le vôtre : vous choisissez ses champs, ceux qui sont obligatoires, les listes de choix et les pièces jointes attendues. Un devis, un justificatif ou un programme de formation se joint à la demande au lieu de circuler dans un fil de mails à part.
Les champs ne sont pas limités à une liste standard. Comme partout dans AlibeeZ, vous pouvez ajouter le champ dont votre organisation a besoin, comme le plan de développement de l’exemple. Ce n’est pas un commentaire libre mais un vrai champ, que vous retrouvez ensuite dans les rapports, les exports et vos règles.
Les champs obligatoires ont un effet très concret : la demande arrive complète. Le valideur n’a pas à réclamer le coût ou les dates, il décide sur une demande qu’il peut lire en une fois.
Vous dessinez ce qu’il déclenche
Un formulaire seul ne serait qu’un mail mieux présenté. Ce qui en fait un processus, c’est ce qui se passe une fois qu’il est envoyé, et cela aussi se règle :
- Qui le reçoit : le manager, puis la ou les personnes que vous désignez.
- À partir de quel montant il passe par un second valideur : dans l’exemple, le responsable formation n’intervient qu’au-delà de 1 500 €.
- Ce qu’il décompte : une fois validée, la demande vient s’imputer sur l’enveloppe de l’équipe.
- Qui est prévenu : une alerte informe le demandeur de l’avancement de sa demande.
Le circuit derrière le formulaire est le même que celui des CRA ou des notes de frais. Il bénéficie donc des mêmes mécanismes : délégation automatique pendant les congés du valideur, relance au bout de quelques jours sans réponse, refus motivé renvoyé au demandeur avec le commentaire, et chaque étape tracée.
Pour la formation, la suite peut sortir d’AlibeeZ : avec Dendreo, une demande de formation validée crée la session côté Dendreo, et les jours de formation reviennent dans le plan de charge, pour ne pas staffer quelqu’un qui sera absent.
Une demande qui a un statut, un historique et une place dans vos rapports
C’est la différence essentielle avec le mail. Dans AlibeeZ, la demande a un statut : chacun voit où elle en est, sans relancer par message. Elle a un historique : qui l’a envoyée, qui l’a validée, à quelle heure, et quelle étape reste à franchir. Et elle a une place dans vos rapports : les demandes de formation de l’année, par équipe, par coût ou par plan de développement, se lisent dans un rapport plutôt que dans une boîte mail.
Les formulaires se relaient aussi naturellement sur l’écran d’accueil. Une annonce publiée sur l’accueil, par exemple l’ouverture des inscriptions au séminaire annuel, peut renvoyer vers le formulaire d’inscription, disponible dans les demandes de chacun.
Les mêmes briques pour d’autres demandes
La demande de formation n’est qu’un exemple. Les mêmes briques (des champs, une règle sur le montant, un circuit, une alerte, une reprise dans les rapports) servent à toutes les demandes internes qui circulent aujourd’hui par mail :
- achat de matériel ;
- mobilité interne ;
- congé sans solde ;
- demande d’habilitation ;
- télétravail exceptionnel ;
- avance sur frais ;
- prêt de véhicule.
Simple ou cadré : vous le savez avant de commencer
Un formulaire simple se construit depuis l’administration. Dès qu’il porte des règles ou des calculs, on le cadre avec vous, et vous savez lequel des deux avant de commencer. Tant que l’on reste dans le paramétrage, c’est compris dans votre abonnement ; un développement spécifique, lui, est chiffré avant d’être engagé. Dans les deux cas, le formulaire peut être essayé sur une base de test, sur vos données, avant d’arriver en production.
Ce que ça change
- une demande arrive complète, avec ses pièces jointes, au lieu d’un échange de mails pour la compléter ;
- le demandeur sait où en est sa demande, sans relancer personne ;
- le bon valideur intervient au bon seuil, et le budget se décompte au fil des validations ;
- les demandes de l’année se retrouvent dans un rapport, pas dans des boîtes mail.
Pour aller plus loin : le circuit derrière chaque formulaire est détaillé dans l’article sur les workflows de validation, et le champ ajouté à l’exemple relève des champs personnalisés d’AlibeeZ. Pour la façon dont une demande devient un chiffre lisible, voyez les rapports personnalisés.
FAQ
Peut-on créer ses propres formulaires de demande ?
Oui. Un formulaire simple se construit depuis l’administration, avec vos champs, vos champs obligatoires et vos pièces jointes. Dès qu’il porte des règles ou des calculs, il se cadre avec nos équipes, et vous savez avant de commencer de quel côté il tombe.
Une demande peut-elle suivre un circuit différent selon le montant ?
Oui. Le circuit peut ajouter une étape au-delà d’un seuil : dans l’exemple d’une demande de formation, le responsable formation n’intervient qu’au-delà de 1 500 €. Le circuit gère aussi la délégation pendant les congés du valideur et la relance sans réponse.
Où retrouve-t-on les demandes une fois validées ?
Dans AlibeeZ : chaque demande garde son statut et son historique, et elle est reprise dans vos rapports. Les demandes de l’année se lisent alors dans un rapport, par exemple par équipe ou par coût.
Une demande de formation peut-elle alimenter le plan de charge ?
Oui, avec Dendreo : une demande de formation validée dans AlibeeZ crée la session côté Dendreo, et les jours de formation reviennent dans le plan de charge, pour ne pas staffer quelqu’un qui sera absent.