Business Unit, Agence, Practice, modèle de contrat : les axes selon lesquels une organisation lit son activité lui appartiennent. Aucun logiciel ne peut les livrer tout faits, et ils bougent au gré des évolutions de structure. Un collaborateur change de BU, un projet passe de la régie au forfait, une agence ouvre.

AlibeeZ répond aux deux moitiés du problème. Les axes, c’est vous qui les créez, sous forme de tags. Et leurs changements ne réécrivent pas l’histoire : chaque valeur reste attachée à la période où elle était vraie. Le panneau ci-dessus montre les deux à la fois, sur le parcours d’une collaboratrice.

Ce que montre le panneau

En tête, la fiche concernée : Camille Roux, et la catégorie de tag « Business Unit », marquée « Obligatoire ». Dessous, la vie de ce tag sur une frise :

  • BU Data à partir de janvier 2023 ;
  • BU Cloud à partir de septembre 2024 ;
  • BU Delivery à partir de mars 2026.

Chaque changement est marqué sur sa jointure, avec sa date. Sous la frise, un crochet délimite la fenêtre d’une analyse : l’année 2023. Elle tombe entièrement dans la première période, loin de la première jointure.

En bas, la question et sa réponse. « Chiffre d’affaires 2023, par BU ? » : Camille compte en BU Data. Deux changements plus tard, ce passé n’a pas bougé.

Vos catégories, sur vos entités

Des catégories que vous créez

Un tag, dans AlibeeZ, appartient à une catégorie : « Business Unit » dans l’exemple. Ces catégories ne sont pas une liste fermée fournie par l’éditeur, vous les créez vous-même depuis l’administration, avec les valeurs qui correspondent à votre organisation. Les tags font partie des leviers entièrement entre vos mains, sans appel à nos équipes.

Posés sur vos entités

Une catégorie se pose sur les entités qui en ont besoin : collaborateurs, projets, contrats, sociétés, comptes, et d’autres encore. Le même mécanisme sert donc à dire dans quelle BU travaille une personne, quel modèle de contrat suit un projet ou à quel secteur appartient un compte.

Obligatoires si vous le décidez

Chaque catégorie peut être rendue obligatoire, comme la « Business Unit » de Camille sur le panneau. Une fiche ne part alors pas sans son axe. C’est ce qui garantit qu’une analyse par BU porte sur toutes les fiches, et pas sur celles que quelqu’un a pensé à compléter.

Ce que fait l’historisation

Un tag historisé ne garde pas seulement sa valeur actuelle. Il garde chacune de ses valeurs successives, avec la période pendant laquelle elle s’appliquait, comme les trois segments de la frise.

Quand une analyse porte sur une période, c’est la valeur de cette période qui compte. Deux exemples tirés du produit :

  • Camille passe en BU Cloud en septembre 2024, puis en BU Delivery en mars 2026 : son activité de 2023 reste comptée en BU Data.
  • Un projet passe de la régie au forfait en mars : une analyse portant sur l’an dernier continue de le compter en régie.

Rien à figer à la main, aucune copie de l’organisation à archiver chaque fin d’année : le changement de tag est enregistré comme un changement, pas comme une correction du passé. Sans cela, ces trois années basculeraient d’un coup dans la BU actuelle, et le comparatif entre BU deviendrait faux sans que rien ne le signale.

Où ces axes servent ensuite

Un tag n’a d’intérêt que s’il découpe l’analyse. Dans AlibeeZ, il le fait là où se prennent les décisions :

  • La marge : le pilotage suit la marge par projet et par business unit, et les tags historisés posés sur vos projets permettent de découper l’analyse selon les axes que vous définissez. Le détail est dans l’article sur la marge et le prévisionnel.
  • Le plan de charge : au-delà de la lecture par entité, par équipe ou par collaborateur, il se découpe selon vos propres axes, par exemple business unit, agence ou practice. Voir l’article sur le plan de charge.
  • Les rapports et tableaux de bord : les tableaux de bord sont paramétrables, et les tags historisés y ajoutent vos axes. Une marge regroupée par agence, comme dans l’article sur les rapports, est le genre de tableau qui s’appuie sur eux.

Tag ou champ ? Les deux décrivent ce que le produit standard ne décrit pas. Le tag sert à regrouper et à comparer selon un axe partagé ; le champ porte une donnée propre à une fiche, qu’on lit ou qu’on transmet. Pour le second, voyez l’article sur les champs personnalisés.

Ce que ça change

  • des axes d’analyse qui sont les vôtres, créés et maintenus par vos équipes ;
  • aucune fiche sans son axe, quand la catégorie est obligatoire ;
  • des comparaisons d’une année sur l’autre qui restent justes, même après une réorganisation ;
  • une même logique de découpage dans la marge, le plan de charge et les rapports.

Pour aller plus loin : pour comprendre pourquoi un outil sans historisation fausse vos comparatifs, et comment le vérifier en démonstration, lisez notre article sur la marge par business unit. Pour voir ces axes à l’œuvre, l’article sur la marge et le prévisionnel et celui sur les rapports.

FAQ

Peut-on créer ses propres catégories de tags dans AlibeeZ ?

Oui. Vous créez vos catégories et leurs valeurs depuis l’administration, puis vous les posez sur vos entités : collaborateurs, projets, contrats, sociétés, et d’autres. C’est un levier que vous maniez sans nous.

Un tag peut-il être obligatoire ?

Oui, chaque catégorie peut être rendue obligatoire. Aucune fiche ne part alors sans cet axe, ce qui évite les trous dans les analyses qui en dépendent.

Que se passe-t-il quand un collaborateur change de Business Unit ?

Le tag prend sa nouvelle valeur à partir de la date du changement, et l’ancienne reste attachée à sa période. Une analyse portant sur l’année précédente continue donc de compter ce collaborateur dans son ancienne BU.

Où les tags sont-ils utilisés dans AlibeeZ ?

Partout où l’analyse se découpe : la marge par projet et par business unit, le plan de charge, les rapports et les tableaux de bord paramétrables.