Dans beaucoup d’organisations, le plan de charge est un fichier. Il est correct le jour où quelqu’un l’a mis à jour, puis il dérive : une mission finalement prolongée par mail, un congé posé dans un autre outil, une fin de contrat oubliée. On découvre l’intercontrat le lundi où le collaborateur n’a plus de mission, et le pic de charge le jour où il faut sous-traiter en urgence.

AlibeeZ appréhende la problématique dans l’autre sens : le plan de charge n’est pas un document que l’on tient, c’est une vue calculée sur les données que le logiciel possède déjà. Le panneau ci-dessus en donne une illustration : six collaborateurs, huit semaines, et une alerte en bas.

Ce que montre le plan de charge

Chaque ligne est un collaborateur, chaque colonne une semaine. Chaque case dit dans quel état se trouve la personne cette semaine-là :

  • Affecté : la semaine est couverte par une mission.
  • Partiel : une partie seulement de la semaine est engagée.
  • Non couvert : aucune mission ni affectation ne remplit la semaine.
  • Congés : une absence validée occupe la semaine.

Sur l’illustration, deux collaborateurs, AL et PB, n’ont plus rien à partir de la semaine 15. La note le traduit en décision : il reste trois semaines pour les repositionner. C’est exactement le rôle du plan de charge dans AlibeeZ : transformer une date de fin de mission en délai d’action.

La projection se lit semaine par semaine, par collaborateur, par équipe ou par entité. Elle porte sur le présent comme sur les mois qui viennent : la même vue montre la disponibilité de vos équipes maintenant et dans six mois, et l’avancement des projets en cours.

D’où viennent les données

Un plan de charge ne vaut que par ce qu’il lit. Celui d’AlibeeZ s’appuie sur trois sources, toutes déjà présentes dans la plateforme :

  1. Les missions engagées : ce qui est signé et en cours.
  2. Les affectations enregistrées : qui est positionné sur quoi, à partir de quand, et pour quelle part de son temps.
  3. Les absences validées : la gestion des absences est un module distinct, mais elle alimente le plan de charge en continu. Un congé validé met le plan à jour immédiatement, sans import.

Si vous utilisez déjà un outil d’absences, il peut jouer ce rôle à la place du module. Avec Lucca par exemple, les arrivées, les départs et les absences validées descendent dans AlibeeZ, où elles bloquent le plan de charge et le CRA. Les jours de formation suivent le même chemin : une demande validée dans AlibeeZ crée la session côté Dendreo, et les jours reviennent dans le plan de charge, pour ne pas staffer quelqu’un qui sera absent.

Comme ces données sont celles qui servent aussi aux CRA et à la facturation, il n’y a pas de seconde version à réconcilier. Le taux d’activité, la charge consommée et la marge sortent de la même base.

Une période non couverte devient un besoin à arbitrer

Une case vide dans un tableur ne prévient personne. Dans AlibeeZ, les périodes non couvertes remontent comme un besoin à arbitrer, pas comme une surprise.

Des alertes qui arrivent chez la bonne personne

Les alertes se règlent par un seuil, un événement ou une échéance, et vous choisissez qui les reçoit. Elles s’affichent sur l’écran d’accueil d’AlibeeZ, celui que vos équipes voient en se connectant. Une alerte du type « Aurora : aucune affectation en octobre » peut ainsi être adressée à la personne qui s’occupe du staffing, plutôt que découverte en comité mensuel.

Trois façons de traiter un creux

  • Repositionner : la fin de mission se voit des semaines à l’avance, ce qui laisse le temps de chercher la mission suivante. La suite se joue dans la vue des affectations.
  • Prévenir le commercial : avec un CRM comme Pipedrive, le plan de charge remonte la disponibilité réelle, pour que le commercial ne vende pas une compétence déjà prise.
  • Recruter : quand le besoin ne peut pas être couvert en interne, un besoin non couvert dans le plan de charge peut devenir une offre diffusée via Xtramile, et les candidatures reviennent dans le suivi de recrutement.

Le raisonnement vaut aussi dans l’autre sens. Un pic de charge qui se dessine sur plusieurs semaines se voit avant de devenir une sous-traitance en urgence.

Plusieurs entités, plusieurs pays

Une semaine de travail n’a pas la même longueur partout. AlibeeZ gère l’organisation par entité, par devise et par pays, avec les jours ouvrés et les jours fériés propres à chaque implantation. La disponibilité d’un collaborateur à Lyon et celle d’un collaborateur à Bruxelles sont donc calculées chacune sur son propre calendrier.

Le plan de charge se lit consolidé, pour la direction, ou entité par entité, pour les managers. Les tags historisés permettent en plus de le découper selon vos propres axes : business unit, agence, practice.

Pour diffuser un indicateur plus largement, l’export automatique vers Looker Studio ou Power BI permet par exemple de publier le taux d’intercontrat suivi chaque semaine par les managers, alimenté par les données qui produisent aussi la facturation.

Ce que ça change

Le bénéfice n’est pas un tableau de plus. C’est le délai entre un événement et la décision qui en découle :

  • une fin de mission visible des semaines à l’avance, avec le temps de repositionner plutôt que de constater ;
  • une charge disponible qui tient compte des congés posés, sans ressaisie ;
  • un seul chiffre par question, parce que le plan de charge, les CRA et les factures lisent la même base.

Pour aller plus loin : le plan de charge dit qui sera libre, et l’article sur la marge et le prévisionnel montre ce que les choix de staffing produisent sur la rentabilité. Pour les pratiques de pilotage elles-mêmes, voyez nos bonnes pratiques de gestion du plan de charge.

FAQ

Sur quelles données le plan de charge AlibeeZ se base-t-il ?

Sur les missions engagées, les affectations enregistrées et les absences validées. Ces données sont déjà dans AlibeeZ, ou dans votre outil d’absences s’il est connecté, si bien qu’aucun fichier n’est à tenir à jour en parallèle.

Faut-il utiliser le module d’absences d’AlibeeZ ?

Non. Le module d’absences alimente le plan de charge en continu, mais un outil d’absences déjà en place, comme Lucca, peut tenir ce rôle : les absences validées descendent dans AlibeeZ et bloquent le plan de charge.

Jusqu’où le plan de charge projette-t-il la charge ?

Il projette la charge semaine par semaine sur les mois qui viennent, à partir des missions et des affectations enregistrées. La disponibilité de vos équipes se lit maintenant comme dans six mois.

Peut-on suivre plusieurs entités ou plusieurs pays ?

Oui. Chaque implantation a ses jours ouvrés et ses jours fériés, et le plan de charge se lit consolidé ou entité par entité, par équipe ou par collaborateur.