En bref. La gestion des temps et des présences, dans une ESN ou un cabinet de conseil, tient deux registres qui doivent concorder : la présence (jours travaillés, congés, absences) et l’activité (le temps passé sur chaque client et chaque projet, déclaré dans le CRA). Ensemble, ils alimentent la paie, la facturation et l’indicateur clé du secteur, le TACE (taux d’activité congés exclus) : jours facturés ÷ (jours ouvrés − congés).
Présence et activité : deux registres, une seule semaine
Dans une entreprise industrielle, la gestion des temps répond surtout à une question : le salarié était-il là, et combien d’heures ? Dans une société de services, il en faut une seconde : sur quoi a-t-il travaillé ? C’est ce qui permet de facturer une régie, de mesurer l’avancement d’un forfait et de calculer une marge.
| Présence | Activité (CRA) | |
|---|---|---|
| Question | Le collaborateur a-t-il travaillé ce jour-là ? | Sur quel client, quel projet, quelle tâche ? |
| Contenu | Jours travaillés, congés, RTT, maladie, jours fériés | Jours ou heures par activité : facturable, interne, intercontrat |
| Qui s’en sert | RH et paie | Facturation, contrôle de gestion, chefs de projet |
| Ce qui casse si c’est faux | Une paie erronée | Une facture fausse ou en retard, une marge illisible |
Les deux registres décrivent la même semaine. Quand ils vivent dans deux outils, ils divergent : un congé validé dans le SIRH alors que le CRA montre une journée facturée, un jour férié local oublié, une absence maladie saisie après l’envoi de la facture. Chaque divergence coûte un avoir, une correction de paie ou une discussion avec le client.
Ce que la loi et la convention imposent
Mesurer le temps de travail
L’employeur doit pouvoir justifier la durée du travail de ses salariés. La Cour de justice de l’Union européenne a précisé en 2019 (arrêt du 14 mai 2019, C-55/18) qu’il faut pour cela un système objectif, fiable et accessible de mesure du temps de travail journalier. Un tableur rempli en fin de mois répond mal à ces trois critères.
Les trois modalités de la convention Syntec
La plupart des ESN et cabinets de conseil relèvent de la convention Syntec, qui organise la durée du travail en trois modalités :
- Modalité 1, standard : 35 heures par semaine, décompte en heures.
- Modalité 2, réalisation de missions : jusqu’à 38 h 30 par semaine, avec un plafond de jours travaillés dans l’année, sous conditions de classification et de rémunération.
- Modalité 3, forfait jours : pour les cadres autonomes, 218 jours travaillés par an depuis l’avenant du 13 décembre 2022, sous conditions de rémunération.
Les conditions exactes figurent dans l’accord de branche et ses avenants, et dans votre éventuel accord d’entreprise : à vérifier avec votre service RH ou votre conseil.
Le forfait jours exige un suivi, pas seulement un compteur
Pour un salarié au forfait jours, l’employeur doit décompter les jours travaillés, suivre la charge de travail et organiser un entretien annuel sur cette charge, l’articulation entre vie professionnelle et personnelle et la rémunération. Sans ce suivi, le forfait peut être privé d’effet et ouvrir droit à un rappel d’heures supplémentaires. Le CRA, qui montre jour par jour le temps passé, est la base de ce suivi.
Le TACE : l’indicateur qui sort des deux registres
Le taux d’activité congés exclus mesure la part du temps disponible réellement facturée :
TACE = jours facturés ÷ (jours ouvrés − jours de congés)
Exemple sur un mois de 22 jours ouvrés pour un consultant : 16 jours facturés au client, 2 jours de projet interne, 2 jours de congés, 2 jours d’intercontrat. Le TACE vaut 16 ÷ (22 − 2) = 80 %. Les congés sont exclus du dénominateur parce qu’ils ne sont pas du temps vendable ; l’intercontrat et les projets internes, eux, y restent : ce sont des jours que l’entreprise aurait pu facturer.
Le calcul suppose que la présence (les 2 jours de congés) et l’activité (les 16 jours facturés) concordent. Si le congé n’apparaît que dans le SIRH, le TACE est faux et la facture aussi. Pour le coût de l’intercontrat, voir notre simulateur d’intercontrat.
Les 5 règles d’un système de temps et présences fiable
- Une absence validée se reporte automatiquement dans le CRA. Le collaborateur n’a pas à la ressaisir, et un jour de congé ne peut plus devenir un jour facturé.
- Les jours fériés suivent le pays de chaque collaborateur. Dans une entreprise implantée dans plusieurs pays, un férié local ne doit ni être décompté en congé, ni compté en jour ouvré.
- Les compteurs suivent la convention de chaque entité : congés payés, RTT, récupération, ancienneté.
- La saisie est relancée, pas verrouillée. Un rappel automatique au collaborateur et une alerte au manager font plus pour la complétude que le blocage de la facturation.
- La paie est alimentée sans tableur. Absences validées et éléments variables (astreintes, heures supplémentaires, primes de mission) partent vers l’outil de paie à la clôture.
Ce que fait AlibeeZ
Dans AlibeeZ, les absences validées se positionnent sur le CRA du collaborateur : un jour de congé ne peut pas recevoir de temps, donc pas devenir un jour facturé. Les compteurs se règlent par convention, par entité et par pays, avec un calendrier de jours fériés par pays d’implantation. Les rappels de saisie partent automatiquement au collaborateur, et le manager voit qui n’a pas encore rendu son CRA.
Si vous avez déjà un SIRH (Lucca, Workday), il reste le référentiel des collaborateurs et des absences, qui descendent dans AlibeeZ. À la clôture, absences validées et éléments variables issus des CRA partent vers la paie (Silae, ADP). Voir la saisie des temps et les absences et congés.
FAQ
Quelle différence entre gestion des temps et gestion des présences ?
La gestion des présences enregistre si le salarié a travaillé (jours travaillés, congés, absences) ; la gestion des temps enregistre sur quoi il a travaillé (clients, projets, tâches). Dans une société de services, les deux doivent concorder jour par jour.
Comment calculer le TACE ?
TACE = jours facturés ÷ (jours ouvrés − jours de congés). Avec 16 jours facturés sur un mois de 22 jours ouvrés dont 2 de congés, le TACE est de 80 %.
Un salarié au forfait jours doit-il remplir un CRA ?
L’employeur doit décompter ses jours travaillés et suivre sa charge de travail. Dans une ESN, le CRA est le moyen le plus simple de le faire, et il sert en même temps à la facturation.
Combien de jours compte le forfait jours Syntec ?
218 jours travaillés par an pour la modalité 3, depuis l’avenant du 13 décembre 2022, sous les conditions de rémunération prévues par la convention.
Faut-il un outil de pointage dans une société de conseil ?
Pas nécessairement une badgeuse : il faut un système objectif, fiable et accessible de mesure du temps de travail. Un CRA saisi au fil de l’eau, avec les absences reportées automatiquement et un historique des validations, remplit ce rôle pour la plupart des consultants.
