Un vendredi de congé posé et validé, puis une journée de projet saisie le même vendredi : l’incohérence paraît grossière, elle est pourtant banale quand les absences vivent dans un outil et les temps dans un autre. Elle se paie ensuite en cascade : une journée facturée à tort, un collaborateur affiché disponible alors qu’il ne l’est pas, une paie à corriger.

Dans AlibeeZ, la gestion des absences est un module à part entière, mais il communique en continu avec la saisie des temps. C’est ce lien, plus que le module lui-même, qui fait la différence.

Ce que montre le panneau

Le panneau ci-dessus illustre les compteurs de congés d’un collaborateur rattaché à une entité française. Pour chaque type de droit (congés payés, RTT, récupération), il affiche le solde restant sur le total acquis. En dessous, trois réglages : la convention appliquée (ici Syntec), le calendrier des jours fériés du pays (France, onze jours) et le contrôle entre CRA et absences, réglé sur « bloquant ». La note du bas rappelle la conséquence la plus utile au pilotage : un congé validé retire la disponibilité du plan de charge.

Le contrôle de cohérence : aucun temps sur une absence validée

Le cœur du dispositif est un contrôle de cohérence entre le module d’absences et la saisie des temps. Quand une absence est validée, le jour correspondant est verrouillé sur la feuille de temps : la saisie d’un temps projet y est refusée. C’est le vendredi verrouillé de la feuille de temps présentée dans notre article sur la saisie des temps dans AlibeeZ.

Ce contrôle a deux effets concrets :

  • Pour le collaborateur, l’absence est déjà positionnée sur son CRA, telle qu’elle a été validée. Il n’a rien à reporter à la main, et la semaine se complète plus vite.
  • Pour la facturation, un jour d’absence ne peut pas devenir un jour facturé par erreur. La facture qui part du temps validé repose sur une semaine déjà cohérente.

Ce verrou porte sur les jours d’absence validée, pas sur la période : il n’y a pas de clôture mensuelle qui bloquerait la saisie des autres jours.

Des compteurs réglés par convention, entité et pays

Une organisation qui grandit finit rarement avec une seule convention et un seul pays. Les droits à congés changent d’une entité à l’autre, les jours fériés d’une implantation à l’autre. AlibeeZ tient des compteurs de congés par convention, par entité et par pays :

  • Un compteur par droit : congés payés, RTT, récupération, ancienneté, selon ce que prévoit la convention de l’entité.
  • Un calendrier de jours fériés par pays d’implantation : les jours ouvrés de chaque collaborateur tiennent compte de son pays, ce qui évite de décompter un jour férié local comme un jour de congé.
  • Des réglages par entité : deux filiales peuvent appliquer des règles différentes dans la même instance.

Ces réglages font partie des règles de gestion livrées avec le produit : ils s’activent et se règlent par paramétrage, sans développement, et peuvent être essayés sur une base de test avant la production.

Le plan de charge et les managers suivent sans délai

Une absence validée n’intéresse pas que la paie. Elle change la capacité de l’équipe. Dans AlibeeZ, le plan de charge est mis à jour immédiatement : la disponibilité du collaborateur disparaît sur la période, sans import ni ressaisie. Un manager qui prépare un staffing voit donc les congés déjà posés, et non une disponibilité théorique.

Les managers concernés sont notifiés des absences. Et si le valideur est lui-même en congé, le circuit de validation peut prévoir une délégation automatique, pour qu’une demande ne reste pas en attente pendant ses vacances.

Pour la façon dont le plan de charge projette la disponibilité semaine par semaine, lisez notre article sur le plan de charge dans AlibeeZ.

Vous avez déjà un outil d’absences ? Il peut tenir ce rôle

Beaucoup d’organisations gèrent déjà leurs congés dans un SIRH qui leur convient, Lucca par exemple. AlibeeZ ne vous demande pas d’en changer. Un outil d’absences externe déjà en place peut remplacer le module AlibeeZ et alimenter le même contrôle.

Avec Lucca, par exemple, l’outil reste le référentiel collaborateur : les arrivées, les départs et les absences validées descendent dans AlibeeZ, où elles bloquent le CRA et le plan de charge exactement comme le ferait le module natif. En retour, les éléments variables issus des CRA repartent alimenter la paie.

Ce que ça change

  • Plus de jour facturé sur un congé : l’incohérence est refusée à la saisie, pas découverte par le client.
  • Un plan de charge qui reflète les absences réelles, dès leur validation.
  • Une paie alimentée sans tableur : les absences validées et les éléments variables issus des CRA partent vers votre outil de paie, comme ADP ou Silae.
  • Une seule vérité sur les absences dans vos rapports : elles font partie des données exportées vers vos outils de BI, comme Power BI.

Les absences ne sont qu’une partie de la feuille de temps : notre article sur la saisie des temps montre le reste. Pour voir ce que le temps validé alimente ensuite, lisez notre article sur la charge consommée. Et la liste des outils SIRH et de paie connectés est sur la page connecteurs.

FAQ

Les absences sont-elles dans le même module que les temps ?

Non. Les absences sont un module distinct, mais il communique étroitement avec la saisie des temps : c’est ce qui rend possible le contrôle de cohérence (la saisie est refusée sur une absence validée) et la mise à jour du plan de charge dès qu’un congé est posé, sans import.

Peut-on garder notre outil de gestion des congés actuel ?

Oui. Un outil d’absences externe déjà en place, comme Lucca, peut prendre la place du module AlibeeZ. Ses absences validées descendent dans AlibeeZ et alimentent le même contrôle et le même plan de charge.

Comment sont gérées des entités dans plusieurs pays ?

Les compteurs de congés se règlent par convention, par entité et par pays, avec les jours ouvrés et le calendrier de jours fériés de chaque implantation. Deux filiales peuvent donc appliquer des règles différentes dans la même instance.

Les absences sont-elles transmises à la paie ?

Oui. Les absences validées et les éléments variables issus des CRA peuvent partir vers votre outil de paie, comme ADP ou Silae, ce qui évite de ressaisir un tableur transmis par email.