Dans une organisation, tout part du temps saisi : la facture en régie, la marge du projet, le plan de charge, une partie de la paie. Pourtant, le compte rendu d’activité reste souvent la corvée du vendredi soir, remplie de mémoire, rendue en retard, relancée à la main par un manager qui a mieux à faire.
Le problème n’est pas la discipline des équipes. C’est le coût de la saisie. Un CRA qui prend dix minutes est un CRA rendu en retard, et une donnée en retard bloque tout ce qui en dépend. C’est pour cela qu’AlibeeZ part d’un objectif simple : une feuille de temps complétée en trois clics.
Ce que montre la feuille de temps
Le panneau ci-dessus illustre une semaine de CRA dans AlibeeZ. Les lignes sont les activités sur lesquelles le collaborateur est affecté (ici une refonte de SI et une TMA), les colonnes sont les jours de la semaine. L’unité de saisie de cet exemple est la demi-journée. Le vendredi est verrouillé : un congé payé validé y figure déjà, et la saisie de temps projet y est refusée. En bas, le total confirme que la semaine est complète, cinq jours sur cinq.
Rien dans cet écran n’est à construire par le collaborateur : il vérifie et complète ce qui est déjà là.
Trois clics : comment la saisie se raccourcit
Elle part des affectations en cours
La feuille de temps ne s’ouvre pas sur une page blanche. Elle reprend les affectations en cours du collaborateur : les projets et activités sur lesquels il est positionné apparaissent d’eux-mêmes. Pas de code projet à chercher, pas de risque d’imputer sur un projet clos ou sur celui d’un collègue. L’affectation décidée en amont, dans le pilotage d’activité, devient directement la structure du CRA.
Elle se souvient de la semaine précédente
Un collaborateur en régie fait rarement une semaine très différente de la précédente. AlibeeZ s’en souvient : la répartition de la semaine passée sert de point de départ, et il n’ajuste que ce qui a changé.
Elle intègre ce qui est déjà connu
Une absence validée est déjà positionnée sur la feuille, et le jour correspondant ne peut plus recevoir de temps projet. Ce mécanisme, qui relie la saisie au module d’absences, est détaillé dans notre article sur les absences et congés dans AlibeeZ.
Elle peut venir d’ailleurs
Si vos équipes techniques saisissent déjà leur temps sur des tickets Jira, ces temps alimentent le CRA AlibeeZ, rattachés au bon projet et à la bonne activité. Le collaborateur saisit là où il travaille. Et un outil maison peut aussi pousser des temps par l’API : ils passent alors les mêmes contrôles que s’ils avaient été saisis à l’écran.
La bonne granularité, activité par activité
Toutes les activités n’ont pas besoin de la même précision. Une mission en régie se facture à la journée ; un support technique se suit à l’heure ; certaines prestations se mesurent au volume produit plutôt qu’au temps passé. Imposer une seule unité à tout le monde, c’est soit alourdir la saisie de ceux qui n’en ont pas besoin, soit perdre la précision là où elle compte.
Dans AlibeeZ, l’unité de saisie se règle par activité, parmi cinq granularités :
| Unité | Usage typique |
|---|---|
| Journée | Mission en régie, saisie la plus légère |
| Demi-journée | Collaborateur partagé entre deux activités |
| Quart de journée | Suivi plus fin sans passer à l’heure |
| Heure | Activités où la traçabilité technique l’exige |
| Unité d’œuvre | Quand ce qui compte est le volume livré, pas le temps passé |
Un même collaborateur peut ainsi saisir à la journée sur sa mission principale et à l’heure sur une activité de support, sans changer d’écran. La façon dont un temps est arrondi fait partie des règles de gestion que vous paramétrez, sans développement.
Des relances plutôt qu’un verrou
Beaucoup d’outils traitent le retard de saisie par une clôture de période : passé une date, plus rien ne se saisit. AlibeeZ fait le choix inverse. Il n’y a pas de clôture qui bloquerait la saisie ; les CRA manquants s’obtiennent par des rappels.
- Le collaborateur reçoit une alerte et un rappel automatique quand du temps n’est pas saisi.
- Son manager voit qui n’a pas encore rendu, et peut retrouver cette alerte sur son écran d’accueil.
- Les rappels peuvent partir de votre propre domaine, via Brevo par exemple, ce qui garde la délivrabilité sous votre contrôle.
Le raisonnement est pragmatique : sur un mois de facturation, une relance qui arrive le 28 vaut mieux qu’une saisie interdite le 2. Le délai et les destinataires des relances se règlent dans votre paramétrage.
Une donnée traçable, donc défendable
Chaque écriture de temps porte son auteur, sa date et sa validation. Ce n’est pas un détail d’audit : c’est ce qui permet de répondre à un client qui conteste une facture, en remontant de la ligne facturée jusqu’à la saisie qui l’a produite. C’est aussi ce qui rend la donnée exploitable par tous les autres usages sans retraitement.
Une fois saisi, le temps suit votre circuit de validation, à un ou plusieurs niveaux. Ce circuit, et ce que le temps validé alimente ensuite, sont l’objet de notre article sur la charge consommée dans AlibeeZ.
Ce que ça change
Une saisie rapide n’a pas de valeur en soi. Elle en a parce que, dans AlibeeZ, la saisie, les absences et la facturation communiquent en continu : une saisie faite lundi est facturable le mardi.
- Des CRA rendus à l’heure : le taux de complétion est ce qui débloque la facturation, la marge et le plan de charge.
- Un cycle sans ressaisie : le temps validé alimente directement la facture et le plan de charge, personne ne recopie un tableur d’une équipe à l’autre.
- Une paie mieux alimentée : les éléments variables issus des CRA (astreintes, heures supplémentaires, primes de mission) peuvent partir vers votre outil de paie, comme ADP ou Silae.
- Des managers qui relancent moins, parce que l’outil relance pour eux.
Pour le rôle du CRA dans la rentabilité d’une organisation, relisez notre article sur le compte rendu d’activité. Si vos équipes vivent dans Jira, voyez comment connecter Jira à AlibeeZ. Et pour la suite de la chaîne, du temps validé à la facture, lisez notre article sur le fast billing.
FAQ
Peut-on imposer une granularité différente selon les activités ?
Oui. L’unité de saisie se règle par activité : journée, demi-journée, quart de journée, heure, ou unité d’œuvre quand ce qui compte est le volume produit. La saisie reste légère en régie et devient fine là où la traçabilité technique l’exige.
Que se passe-t-il si un collaborateur n’a pas rendu son CRA en fin de mois ?
Il est relancé automatiquement, et son manager voit qu’il n’a pas encore rendu. Il n’y a pas de clôture de période qui bloquerait la saisie : le CRA peut toujours être complété, et la facture partir dès qu’il est validé.
Nos développeurs saisissent déjà leur temps dans Jira : doivent-ils ressaisir dans AlibeeZ ?
Non. Les temps passés sur les tickets Jira alimentent le CRA AlibeeZ, rattachés au bon projet et à la bonne activité. Le collaborateur vérifie son CRA au lieu de le reconstituer.
Peut-on savoir qui a modifié une saisie ?
Oui. Chaque écriture porte son auteur, sa date et sa validation. En cas de contestation client ou d’audit, la piste est complète, de la saisie jusqu’à la facture.