Sur beaucoup de projets, la question « où en est-on de la charge ? » attend la fin du mois, le temps de consolider les CRA, de les rapprocher du budget et de faire un tableur. Sur un projet au forfait ou une enveloppe de jours, ce délai coûte cher : un dépassement constaté à la clôture du projet n’est plus un signal, c’est une perte.
AlibeeZ prend le problème à l’autre bout. Le temps n’a pas besoin d’être consolidé : chaque saisie validée alimente directement la charge consommée, et donc la marge et la facturation. Le dépassement se voit pendant le projet.
Ce que montre le panneau
Le panneau ci-dessus illustre le suivi de charge de trois projets. Pour chacun, une barre compare les jours consommés aux jours vendus : la refonte de SI en est à 184 jours sur 240 (77 %), la TMA à 97 sur 120 (81 %). Le troisième, une migration d’ERP, a consommé 283 jours pour 240 vendus, soit 118 % : sa barre passe en alerte, et la note du bas signale 43 jours au-delà du vendu, avec une alerte réglée au seuil de 110 %. En pied de panneau, le taux d’activité facturable de l’équipe, calculé à partir des mêmes temps.
Aucun de ces chiffres n’est saisi à part : ils découlent tous des temps validés.
Avant d’être consommé, le temps est validé
Un temps saisi ne compte pas encore. Il entre dans la charge consommée une fois validé, selon un circuit que vous définissez. Dans AlibeeZ, les processus de validation sont personnalisables :
- Un ou plusieurs niveaux, déclenchés par le rôle, l’entité ou le type de projet. Par exemple, un CRA validé par le manager, puis par le chef de projet côté client.
- Des délégations gérées : quand un valideur est absent, la validation ne reste pas bloquée.
- Chaque étape tracée : qui a validé, et quand. Une saisie refusée peut être renvoyée au collaborateur avec le motif.
Ces circuits se règlent par paramétrage, sans développement, tant qu’ils restent dans ces dimensions. Et une saisie qui arrive par l’API ou depuis Jira suit exactement le même circuit qu’une saisie faite à l’écran.
Une charge consommée lisible sur trois axes
Une fois validé, le temps alimente une vision en temps réel de la charge consommée, sur trois axes :
| Axe | La question à laquelle il répond |
|---|---|
| Par projet | Où en est la consommation face au vendu ? Le projet tient-il son budget ? |
| Par collaborateur | Sur quoi le temps de chacun est-il parti ? Quel est son taux d’activité facturable ? |
| Par activité | Quelle phase ou quel type de travail consomme plus que prévu ? |
Le taux d’activité, la marge et la charge consommée sortent de la même base que les CRA et les factures. Il n’y a pas de version concurrente à réconcilier entre le contrôle de gestion, les chefs de projet et la direction.
Le dépassement, signalé au seuil que vous fixez
Voir la consommation ne suffit pas si personne ne la regarde au bon moment. AlibeeZ inverse la démarche : l’écart entre charge vendue et charge consommée déclenche une alerte au seuil que vous avez fixé, pas à la clôture du projet. Cette alerte peut remonter sur l’écran d’accueil de la personne concernée, chef de projet ou contrôle de gestion, à côté de ses autres alertes.
Côté facturation, la même logique s’applique avant l’émission : AlibeeZ alerte en cas de dépassement d’un plafond de commande, d’une enveloppe de jours ou d’un budget. Un dépassement se traite alors comme une décision (un avenant, une renégociation, une perte acceptée) plutôt que comme une découverte.
Ce que la charge consommée alimente
La marge
La marge brute prévisionnelle est calculée dès le devis, puis recalculée à chaque temps saisi. La charge consommée en est l’entrée principale : un projet qui consomme plus que prévu voit sa marge baisser au fil de l’eau, pas au moment du bilan. Ce mécanisme est détaillé dans notre article sur la marge et le prévisionnel dans AlibeeZ.
La facturation
Le temps validé est directement facturable, sans ressaisie. Une meilleure traçabilité des temps permet de mieux facturer, et réduit le délai entre le déclaratif et l’émission de la facture.
Vos rapports
Les projections et les rapports se construisent à votre façon : vous choisissez les colonnes (jours consommés, reste à faire, marge brute…), les filtres et les regroupements, comme dans un tableur. Les chiffres sont lus dans l’application au moment où vous ouvrez le rapport, et s’exportent en Excel ou en CSV quand vous en avez besoin. Si votre direction financière travaille dans Power BI, les temps saisis y partent aussi, par export automatique.
Ce que ça change
- Le dépassement pris à temps : l’alerte tombe au seuil fixé, pendant le projet.
- Une marge qui suit l’avancement réel, au lieu d’être reconstituée après coup.
- Un seul chiffre par question : la charge consommée est la même pour le chef de projet, le contrôle de gestion et la direction.
- Une donnée défendable : chaque temps consommé remonte à une saisie, à son auteur et à sa validation.
La charge consommée n’est fiable que si la saisie l’est : lisez notre article sur la saisie des temps dans AlibeeZ, et celui sur les absences et congés. Pour les projets au forfait, voyez comment AlibeeZ traite le prévisionnel.
FAQ
Combien de niveaux de validation peut-on mettre en place ?
Un ou plusieurs, déclenchés par le rôle, l’entité ou le type de projet : un CRA validé par le manager puis par le chef de projet côté client, par exemple. Chaque étape est tracée et les délégations sont gérées.
La charge consommée est-elle vraiment en temps réel ?
Elle est alimentée par chaque saisie validée, sans consolidation mensuelle. Les rapports lisent la base de l’application au moment où vous les ouvrez, il n’y a donc pas de décalage entre le rapport et la réalité.
Peut-on être alerté avant qu’un projet dépasse son budget ?
Oui. L’écart entre charge vendue et charge consommée déclenche une alerte au seuil que vous fixez. Côté facturation, AlibeeZ alerte aussi en cas de dépassement d’un plafond de commande, d’une enveloppe de jours ou d’un budget.
Peut-on extraire les données de consommation ?
Oui. Les rapports s’exportent en Excel ou en CSV, et les temps saisis font partie de l’export automatique vers Power BI, pour alimenter vos tableaux de bord existants.