La plupart des organisations connaissent l’avancement de leurs projets. Beaucoup moins connaissent leur rentabilité avant la fin. La marge se calcule une fois les factures émises et les temps consolidés, souvent dans un tableur, et le dépassement apparaît dans le bilan du projet, au moment où il n’y a plus rien à corriger.

AlibeeZ suit la marge comme il suit l’avancement : en continu, à partir des données que le logiciel tient déjà. Le panneau ci-dessus en donne une illustration, et ce qui suit explique d’où viennent ses chiffres.

Ce que montre le panneau

Pour chaque projet, une barre compare la charge consommée à la charge vendue au contrat, et la marge brute s’affiche à côté du nom. Sur l’illustration, trois projets restent dans leur enveloppe, avec des marges entre 27 % et 34 %. Le quatrième, « Migration ERP », a consommé 118 % de la charge vendue : 18 % de charge au-delà du contrat, et une marge tombée à 9 %, sous le seuil fixé. En bas, la marge brute consolidée du portefeuille.

Le panneau répond à deux questions en même temps : où en est chaque projet, et ce que cela coûte. C’est l’idée de la section : la rentabilité du projet, pas seulement son avancement.

Une marge qui existe dès la création du contrat

Dans AlibeeZ, la marge brute prévisionnelle est calculée dès la saisie du contrat. Avant le premier jour de production, le projet a donc une charge vendue, un montant et une marge attendue. C’est la référence contre laquelle tout le reste sera comparé.

Ce point compte plus qu’il n’y paraît. Une marge qui n’existe qu’à la fin ne se pilote pas : elle se constate. Une marge posée à la création donne au chef de projet et au contrôle de gestion un repère commun dès le démarrage, et permet de savoir à tout moment de combien on s’en écarte.

Recalculée à chaque écriture

Ensuite, la marge bouge avec le projet. Il n’y a pas de traitement nocturne à attendre : chaque écriture met à jour le prévu et le réalisé.

  • Un temps saisi : chaque saisie validée alimente la charge consommée par projet, par collaborateur et par activité, donc la marge.
  • Un frais validé : il pèse sur la marge du projet, et s’il est refacturable, il part sur la facture du client, avec ou sans marge selon le contrat.
  • Un avenant au contrat : la charge vendue et le montant changent, et la marge prévisionnelle avec eux.

Comme ces données sont celles qui servent aussi au plan de charge et à la facturation, le taux d’activité, la marge et la charge consommée sortent de la même base. Il n’y a pas de version concurrente à réconcilier en fin de mois.

Sur les projets au forfait : le reste à faire

Sur un forfait, savoir ce qui a été consommé ne suffit pas : il faut savoir ce qu’il reste à produire. AlibeeZ permet aux chefs de projet de mettre à jour le reste à faire, et conserve l’historique de ces mises à jour. En comparant ce qui a été produit à ce qu’il reste à produire, on sait si le projet gagne ou perd de l’argent, et on repère une perte à terminaison assez tôt pour la provisionner. Si vos équipes saisissent leurs temps dans Jira, la synchronisation évite la double saisie.

Prévu contre réalisé, avec vos seuils

Comparer le prévu et le réalisé en continu n’a d’intérêt que si quelqu’un est prévenu au bon moment. AlibeeZ permet de fixer des seuils d’alerte sur l’écart prévu / réalisé, par projet et par activité. L’écart entre charge vendue et charge consommée déclenche l’alerte au seuil que vous avez fixé, pas à la clôture du projet.

Vous choisissez qui la reçoit. Une alerte comme « Kepler : marge sous 20 % » peut être adressée au contrôle de gestion et s’afficher sur son écran d’accueil dans AlibeeZ. Pour aller plus loin, un scénario Make peut ajouter une branche conditionnelle : ne notifier la direction que si la marge d’un projet passe sous un seuil.

Les seuils d’enveloppe existent aussi côté facturation : une alerte de dépassement se règle sur une commande ou un budget, et AlibeeZ prévient avant l’émission de la facture.

Découper la marge selon vos propres axes

Le prévisionnel se contrôle par projet, par activité et par collaborateur. Mais une direction pose souvent d’autres questions : la marge par business unit, par agence, par type de contrat. Pour cela, AlibeeZ s’appuie sur deux outils.

Les tags historisés

Vous créez vos propres catégories de tags et vous les posez sur vos projets, vos collaborateurs, vos contrats ou vos comptes. Chaque catégorie peut être rendue obligatoire. Surtout, ces tags sont historisés : si un projet passe de la régie au forfait en mars, une analyse portant sur l’an dernier continue de le compter en régie. Vos comparaisons d’une année sur l’autre restent justes.

Les rapports

Vous composez vos rapports comme dans un tableur : colonnes, filtres, regroupements, tableau croisé, graphique. À une différence près : les chiffres sont ceux de l’application, lus au moment où vous ouvrez le rapport. Une marge par agence peut ensuite être exportée en Excel ou en CSV, ou épinglée sur l’écran d’accueil. Si votre direction financière travaille dans Power BI, l’export automatique y envoie aussi les projets et les marges.

Ce que ça change

  • Un dépassement pris à temps : l’alerte tombe au seuil que vous avez fixé, pendant le projet.
  • Une marge qui date d’aujourd’hui, recalculée à chaque temps saisi, frais validé ou avenant.
  • Des analyses par business unit ou par type de contrat qui ne se réécrivent pas quand l’organisation change.

Pour aller plus loin : la marge dépend d’abord de qui travaille sur le projet, ce que détaille l’article sur le plan de charge. Sur le forfait, lisez comment AlibeeZ traite le prévisionnel des projets au forfait, et sur les analyses par BU, pourquoi l’historisation des tags change vos comparatifs.

FAQ

À quelle fréquence la marge est-elle recalculée dans AlibeeZ ?

À chaque écriture : un temps saisi, un frais validé ou un avenant au contrat met à jour le prévu et le réalisé. Il n’y a pas de traitement nocturne à attendre.

À partir de quand un projet a-t-il une marge prévisionnelle ?

Dès la création du contrat. La marge brute prévisionnelle est calculée à ce moment-là, puis sert de référence pour la comparaison entre prévu et réalisé pendant tout le projet.

Peut-on être alerté quand un projet dérive ?

Oui. Vous fixez des seuils d’alerte sur l’écart prévu / réalisé, par projet et par activité, et vous choisissez qui reçoit l’alerte. Elle se déclenche pendant le projet, pas à sa clôture.

Peut-on suivre la marge par business unit ?

Oui, grâce aux tags historisés posés sur vos projets, vos collaborateurs ou vos contrats. Un changement de BU ne réécrit pas le passé, si bien que les comparaisons entre exercices restent fiables.