En bref. Le plan comptable d’une ESN ou d’un cabinet de conseil repose sur une poignée de comptes du plan comptable général : 706 pour les prestations (subdivisé par mode de facturation), 708 ou un sous-compte de 706 pour les frais refacturés, 611 pour la sous-traitance, 625 pour les déplacements, 641 et 645 pour les salaires et charges, 411, 4181, 419 et 487 côté clients. Le client, le projet et la business unit ne sont pas des comptes : ce sont des axes analytiques.
Pourquoi le plan comptable d’une société de services est différent
Une ESN n’a ni stock, ni production à valoriser. Son chiffre d’affaires vient presque entièrement de prestations de services, son coût principal est la masse salariale, et sa difficulté comptable est ailleurs : séparer ce qui est facturé de ce qui est produit, isoler les frais refacturés, suivre la sous-traitance, et pouvoir lire la marge par client et par projet.
Un plan comptable bien construit répond à ces questions avec peu de comptes. Un plan mal construit crée un compte par client, un compte par projet, puis devient impossible à maintenir.
Les comptes de produits
| Compte | Intitulé | Usage dans une ESN |
|---|---|---|
| 706 | Prestations de services | Tout le chiffre d’affaires des missions. À subdiviser par mode de facturation, par exemple 7061 régie, 7062 forfait, 7063 abonnements et maintenance. |
| 708 | Produits des activités annexes | Frais refacturés, si votre cabinet comptable les isole ici (sinon un sous-compte de 706, par exemple 7068). |
| 7084 | Mise à disposition de personnel facturée | Réservé au prêt de personnel à proprement parler, qui suit un régime juridique strict. Une mission en régie reste une prestation de services : 706. |
| 709 | Rabais, remises et ristournes accordés | Remises commerciales et gestes accordés après facturation. |
Les sous-comptes de 706 sont libres : le plan comptable général fixe le compte à trois chiffres, l’entreprise détaille ensuite. Les subdiviser par mode de facturation plutôt que par client permet de suivre la part du forfait dans l’activité, une donnée que les dirigeants d’ESN regardent de près.
Les comptes de charges
| Compte | Intitulé | Usage dans une ESN |
|---|---|---|
| 604 | Achats d’études et prestations de services | Prestations achetées et incorporées directement dans une mission (selon la pratique de votre cabinet). |
| 611 | Sous-traitance générale | Freelances et sociétés sous-traitantes intervenant sur les missions. |
| 613 | Locations | Bureaux, matériel loué. |
| 6226 | Honoraires | Expert-comptable, avocats, commissaire aux comptes. |
| 6251 / 6256 / 6257 | Voyages et déplacements / Missions / Réceptions | Notes de frais des consultants, refacturables ou non. |
| 6411 / 6412 / 6413 | Salaires / Congés payés / Primes | Rémunérations, y compris les primes de mission et astreintes. |
| 645 | Charges de sécurité sociale et de prévoyance | Charges patronales. |
| 651 | Redevances pour licences et logiciels | Abonnements logiciels, selon la nature du contrat. |
Les frais engagés pour une mission se comptabilisent en charge (625) au moment de la note de frais, que vous les refacturiez ou non. La refacturation passe ensuite en produit. C’est cette symétrie qui permet de vérifier, chaque mois, que tous les frais refacturables ont bien été refacturés.
Les comptes de tiers et de régularisation
| Compte | Intitulé | Usage dans une ESN |
|---|---|---|
| 411 | Clients | Factures émises et non encore réglées. |
| 4181 | Clients – factures à établir | Prestations réalisées non encore facturées à la clôture (jours de régie du mois, avancement d’un forfait). |
| 4191 | Clients – avances et acomptes reçus | Acomptes versés à la commande d’un forfait. |
| 416 | Clients douteux | Créances dont le recouvrement est incertain. |
| 401 / 4081 | Fournisseurs / factures non parvenues | Sous-traitants et fournisseurs ; jours de sous-traitance réalisés mais pas encore facturés. |
| 421 / 425 | Rémunérations dues / avances au personnel | Salaires à payer, notes de frais à rembourser selon votre organisation, avances sur frais. |
| 44571 / 44566 | TVA collectée / TVA déductible | Sur les prestations, la TVA collectée n’est exigible qu’à l’encaissement : beaucoup de cabinets l’isolent dans un sous-compte d’attente jusqu’au paiement. |
| 44587 | TVA sur factures à établir | TVA attachée aux FAE de clôture. |
| 467 | Autres comptes débiteurs ou créditeurs | Débours, engagés au nom et pour le compte du client. |
| 487 | Produits constatés d’avance | Forfait ou abonnement facturé au-delà de ce qui est réalisé. |
Les écritures types d’une ESN
Une facture de régie
18 jours à 780 € et 6 jours à 950 €, soit 19 740 € HT :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 411 Clients | 23 688 € | |
| 7061 Prestations – régie | 19 740 € | |
| TVA collectée (en attente d’encaissement) | 3 948 € |
Des frais refacturés au client
Un déplacement de 420 € HT engagé pour la mission, refacturé à l’identique : la note de frais passe en 6251 au débit ; la refacturation passe au crédit de 708 (ou 7068) pour 420 € HT, avec la TVA de la prestation principale.
La sous-traitance d’un freelance
12 jours à 600 € HT facturés par un freelance : 7 200 € au débit de 611, la TVA déductible en 44566, 8 640 € au crédit de 401. Si les jours sont réalisés en décembre mais facturés en janvier, la clôture passe une facture non parvenue en 4081.
La clôture d’un forfait
La facture à établir (4181) ou le produit constaté d’avance (487) d’un forfait se calcule par l’avancement : voir l’exemple chiffré dans notre guide du chiffre d’affaires à l’avancement.
La règle d’or : le client et le projet sont des axes, pas des comptes
La tentation est forte de créer un compte de produit par grand client ou par projet. Elle conduit à des centaines de comptes, à des clôtures plus longues et à un plan comptable qu’il faut retoucher à chaque nouveau contrat. La comptabilité générale doit répondre à « de quelle nature est ce montant ? ». Les questions « pour quel client, quel projet, quelle business unit ? » relèvent de la comptabilité analytique : des axes portés par chaque écriture.
| Question | Où la traiter |
|---|---|
| Régie, forfait ou abonnement ? | Sous-compte de 706 |
| Quel client ? | Compte auxiliaire client (411…) et axe analytique |
| Quel projet, quelle mission ? | Axe analytique |
| Quelle business unit, quelle agence ? | Axe analytique |
| Frais refacturable ou non ? | Attribut de la note de frais, contrôlé à la refacturation |
La marge par projet se lit alors en croisant l’axe projet sur les comptes 706, 611, 625 et la masse salariale valorisée par les temps passés.
Ce que fait AlibeeZ
AlibeeZ porte le numéro de compte et l’axe analytique sur chaque facture et chaque achat validé, puis les envoie en écritures vers votre logiciel comptable (Pennylane, Cegid, Sage, ou Xero et MYOB pour les filiales à l’étranger). Chaque ligne de note de frais porte dès la saisie sa nature, son projet et son centre de coût. Votre expert-comptable reçoit des écritures déjà ventilées, sans ressaisie. Voir la génération des factures et la saisie des notes de frais.
FAQ
Quel compte pour le chiffre d’affaires d’une ESN ?
Le compte 706 « Prestations de services », que l’on subdivise utilement par mode de facturation (régie, forfait, abonnements).
Dans quel compte enregistrer les frais refacturés au client ?
La dépense va en charge (625) ; la refacturation en produit, en 708 ou dans un sous-compte de 706 selon la pratique de votre cabinet, avec la TVA de la prestation principale. Les débours, engagés au nom du client, passent en 467.
Quel compte pour la sous-traitance d’un freelance ?
Le compte 611 « Sous-traitance générale », ou 604 si votre cabinet comptable y classe les prestations incorporées directement aux missions.
Faut-il créer un compte comptable par client ou par projet ?
Non. Un compte auxiliaire par client suffit côté tiers ; le projet, la mission et la business unit se suivent en analytique, sur chaque écriture.
La régie est-elle de la mise à disposition de personnel (7084) ?
Non. Une mission en régie, où la société garde la direction de ses consultants, est une prestation de services : compte 706. Le prêt de main-d’œuvre proprement dit obéit à un régime juridique strict.
