Dans beaucoup d’organisations, la facturation de fin de mois ressemble à une reconstitution. On exporte les feuilles de temps, on retrouve le bon TJM dans le contrat, on recopie les frais à refacturer, on vérifie qu’un jalon a bien été validé par le client, puis on saisit le tout dans l’outil de facturation. Chaque recopie est une occasion d’erreur, et chaque jour passé à recouper est un jour de trésorerie perdu.

AlibeeZ part d’un principe simple : tout ce dont la facture a besoin existe déjà dans la plateforme. Il n’y a donc rien à ressaisir, seulement un brouillon à relire. Le panneau ci-dessus en donne une illustration : en haut, les sources du mois (CRA validés, frais refacturables, jalons atteints) ; en dessous, les brouillons de facture qu’elles ont produits, certains prêts, un autre à relire, avec le total généré. Les chiffres sont illustratifs, mais la mécanique est celle du produit.

Ce qui alimente un brouillon de facture

Une facture AlibeeZ est composée par les modules qui l’alimentent. Chacun apporte sa part, et aucune n’est retapée.

  • Les temps validés, depuis la gestion des temps. Seul un CRA validé devient facturable : le circuit de validation (le manager, puis le chef de projet côté client si vous le souhaitez) est le filtre qui garantit que ce qui est facturé a été reconnu.
  • Le tarif et le modèle de facturation, portés par le contrat : TJM pour la régie, enveloppe pour la régie forfaitée, jalons pour le forfait, pourcentage pour l’avancement.
  • Les frais refacturables, depuis les notes de frais : ils arrivent seuls sur la facture, avec ou sans marge selon ce que prévoit le contrat client.
  • Les jalons atteints, qui déclenchent la part du forfait correspondante.
  • Les données du client, depuis le référentiel : raison sociale, adresse de facturation, TVA intracommunautaire, conditions de règlement. À la création d’un client, le SIREN suffit, grâce au connecteur Pappers, pour remplir ces informations sans faute de frappe.

C’est ce qui fait que l’écart entre ce qui a été produit et ce qui est facturé disparaît : la facture n’est pas une deuxième version de la réalité, c’est la même donnée, mise en forme.

Le run de facturation : générer, relire, émettre

En fin de période, les factures se génèrent en un clic à partir des temps validés, des contrats et des frais associés. AlibeeZ ne produit pas directement des factures définitives : il produit des brouillons. C’est un choix délibéré. Le travail de l’ADV ou de la direction financière change de nature : au lieu de calculer un montant, on contrôle un montant déjà calculé.

Une relecture plutôt qu’une reconstitution

Dans le panneau, deux brouillons sont « prêts » et un est « à relire ». La revue se concentre sur les cas qui le méritent, au lieu de reprendre chaque ligne de chaque facture. Comme chaque ligne est adossée à sa source (un CRA validé, une note de frais approuvée, un jalon), une question se règle en remontant à la saisie qui l’a produite.

Une validation avant émission, si vous la voulez

Le passage du brouillon à la facture émise peut lui-même suivre un circuit de validation : une demande de validation part avant l’émission, vers la personne que vous avez désignée. Le moment où une facture peut être émise fait partie des règles de gestion paramétrables d’AlibeeZ : vous le réglez, vous ne le développez pas.

Une piste de statuts sur chaque facture

Chaque facture garde l’historique de ce qui lui est arrivé : brouillon créé, approuvé, facture émise, déposée pour la facturation électronique, exportée, en attente de paiement. On sait qui a fait quoi, et quand, sans reconstituer l’histoire par e-mail.

Les garde-fous avant l’émission

Une erreur de facturation coûte cher une fois la facture partie : avoir, nouvelle émission, explication au client. AlibeeZ place donc ses contrôles en amont, au moment où la correction ne coûte rien.

  • Plafond de commande : la facture approche ou dépasse le montant du bon de commande du client.
  • Enveloppe de jours : les jours facturés approchent du nombre prévu au contrat.
  • Budget : le montant cumulé dépasse ce qui a été vendu.

Le seuil d’alerte se règle sur l’enveloppe (par exemple à 80 % de consommation), et l’alerte remonte à la bonne personne : le chef de projet est prévenu qu’une commande est consommée à 80 % avant que la facture ne la dépasse. C’est souvent le signal qu’il faut faire signer un avenant, pas la découverte d’un litige.

Une numérotation propre à chaque entité

Si vous facturez depuis plusieurs entités juridiques, chacune a son format et sa séquence de numérotation, par exemple un préfixe d’entité, l’exercice, puis le numéro de séquence. Les factures de chaque entité suivent leur propre séquence, et les exports comptables conservent ces séquences.

Après l’émission : la facture continue sa route

Une fois émise, la facture est produite au format électronique attendu et confiée à iopole, notre Plateforme Agréée, qui la transmet à votre client et déclare les données à l’administration. Le détail de ce trajet, et des statuts qui en reviennent, fait l’objet d’un article dédié : le parcours d’une facture électronique.

En parallèle, la facture part en écritures vers votre comptabilité (Pennylane, Cegid, Sage et les autres) avec les numéros de compte et les axes analytiques portés par AlibeeZ. Quand un grand compte impose son portail fournisseur, comme Tradeshift, la facture y est déposée au bon format au lieu d’être ressaisie. Et si vous voulez qu’un événement déclenche autre chose (un message Slack à chaque facture émise, par exemple), un webhook AlibeeZ le permet, sans attendre un développement de notre part.

Ce que la génération change concrètement

Un cycle raccourci. La facturation ne dépend plus que d’une chose : que les CRA soient validés. Le reste est généré, relu et émis. Le délai entre le déclaratif et la facture se réduit, et c’est ce qui permet de viser une facture qui part le 2 du mois plutôt que le 15.

Moins d’erreurs et moins de litiges. La facture est adossée aux temps validés et aux frais approuvés. Ce qui est contesté est traçable jusqu’à la saisie qui l’a produit, et une contestation se règle avec des faits.

Une ADV qui contrôle au lieu de recopier. Le temps autrefois passé en réunions de rapprochement se passe désormais dans une revue de brouillons. La qualité des saisies en amont devient visible, puisqu’un CRA non validé est un CRA non facturable.

Pour aller plus loin

La génération ne fait que traduire les règles du contrat : notre article sur les modèles de facturation dans AlibeeZ détaille la régie, la régie forfaitée, le jalon et l’avancement. Ce qui se passe une fois la facture émise, jusqu’au règlement, est traité dans le suivi de l’encaissement et du DSO. Et pour la vision d’ensemble, relisez comment AlibeeZ transforme vos temps validés en cash.

FAQ

Faut-il ressaisir quelque chose pour générer une facture ?

Non. La facture se construit depuis les CRA validés, les frais refacturables et les jalons atteints, avec le tarif et le modèle portés par le contrat. Vous relisez un brouillon au lieu de reconstituer un montant.

Les frais refacturables apparaissent-ils automatiquement sur la facture ?

Oui, avec ou sans marge selon ce que prévoit le contrat client. Le détail vient du module Notes de frais, donc la refacturation ne demande aucune ressaisie.

Comment éviter de dépasser le bon de commande d’un client ?

AlibeeZ alerte en cas de dépassement du plafond de commande, de l’enveloppe de jours ou du budget, avec un seuil que vous réglez. L’alerte arrive avant l’émission, au moment où la correction est encore simple.

Peut-on facturer depuis plusieurs entités juridiques ?

Oui. Chaque entité a sa propre numérotation, ses séquences, sa TVA et sa devise, et les exports comptables respectent les séquences de chaque entité.