Une facture émise le 2 du mois n’est qu’une moitié du travail. L’autre moitié commence ensuite : savoir si le client l’a reçue, si elle est contestée, quand elle sera payée, et qui doit relancer. Dans beaucoup d’organisations, cette moitié vit dans un export de la comptabilité, retravaillé dans un tableur une fois par mois. Le temps que l’encours soit lu, les retards ont déjà pris un mois de plus.

Dans AlibeeZ, l’encaissement se suit là où la facture a été produite. Le panneau ci-dessus en donne une illustration : le DSO moyen et son évolution sur six mois, l’encours client réparti par tranche d’ancienneté (0 à 30 jours, 31 à 60, 61 à 90, plus de 90), et les relances à passer sur l’encours de plus de 60 jours. Les montants sont illustratifs ; la structure est celle de l’écran.

Une seule vue de l’encours

L’encours se lit par client, par entité et par ancienneté. Ces trois axes répondent à trois questions différentes :

  • Par client : qui me doit quoi, et ce client paie-t-il en général à l’heure ?
  • Par entité : dans un groupe, quelle société porte le risque, dans quelle devise ?
  • Par ancienneté : quelle part de l’encours est simplement en cours, et quelle part commence à vieillir ?

La répartition par ancienneté est la plus parlante. Une tranche 0 à 30 jours bien remplie est normale : ce sont les factures du mois. Ce qui doit attirer l’œil, ce sont les tranches au-delà de 60 jours, que le panneau colore différemment. C’est là que se concentrent les relances, et c’est là que le DSO se dégrade.

Le DSO, calculé sur des données réelles

Parce qu’il est calculé à partir des factures réellement émises et des règlements réellement rapprochés, le DSO n’est pas une estimation reconstruite en fin de mois. Il se pilote facture par facture : on voit quelles factures le tirent vers le haut, chez quel client et sur quel projet.

Chaque facture porte son état

Une facture AlibeeZ garde sa piste de statuts : brouillon créé, approuvée, émise, déposée pour la facturation électronique, exportée, puis en attente de paiement, avec le montant déjà payé quand le règlement est partiel. On ne demande plus à la comptabilité où en est une facture : on l’ouvre.

La facturation électronique enrichit cette piste. Les statuts renvoyés par la plateforme du client (reçue, approuvée, refusée, payée) remontent dans AlibeeZ via iopole, notre Plateforme Agréée. Une facture refusée se voit tout de suite, au lieu d’être découverte à l’échéance. Ce circuit est décrit en détail dans le parcours d’une facture électronique.

Relancer au bon moment, depuis votre domaine

Une relance efficace dépend de trois choses : savoir qu’elle est due, savoir qui la fait, et qu’elle arrive bien.

Savoir qu’elle est due

Les relances à passer apparaissent dans la vue de l’encours, à côté des tranches d’ancienneté concernées. Et sur l’écran d’accueil d’AlibeeZ, les alertes que vous avez réglées remontent à la bonne personne : une facture dont l’échéance est dépassée est signalée à l’ADV dès sa connexion, sans attendre un point mensuel.

Relancer avec le bon message

Une facture refusée par le client ne se relance pas comme une facture simplement en attente : la première demande une correction, la seconde un rappel. Les statuts sur la facture permettent de faire la différence avant d’écrire.

S’assurer qu’elle arrive

Les relances de factures impayées peuvent partir de votre propre domaine, et non du nôtre, via Brevo ou Sinch Mailjet. La délivrabilité reste sous votre contrôle, et avec Mailjet le suivi des ouvertures et des rebonds indique si la relance a bien été reçue.

Rapprocher les règlements sans double saisie

Le suivi de l’encours ne vaut que si les règlements sont rapprochés des bonnes factures. AlibeeZ rapproche les encaissements reçus des factures ouvertes, sur la base des flux bancaires au standard SEPA. Les factures soldées sortent de l’encours, les règlements partiels restent visibles sur la facture.

Si vous financez votre poste client, le même principe s’applique. Avec Factofrance, le poste client part depuis AlibeeZ (factures émises, échéances, encours par client), et les avances et règlements reçus se rapprochent ensuite des factures ouvertes, sans double tenue de compte. Avec Franfinance, les factures émises peuvent être transmises au financement avec leur échéance et leur encours client.

Côté comptabilité, rien ne change pour votre expert-comptable : AlibeeZ s’adapte aux logiciels du marché, avec un export simplifié des écritures et les numéros de compte déjà portés.

De l’historique à la prévision d’encaissement

Un encours par ancienneté dit ce qui est en retard. Combiné aux échéanciers contractuels et aux conditions de règlement de chaque contrat, il dit aussi ce qui va rentrer, et quand. C’est la différence entre un historique et une prévision d’encaissement.

Si votre trésorerie se pilote dans Agicap, AlibeeZ lui fournit ce qui n’est pas encore au relevé bancaire : factures émises, factures à émettre, échéances et carnet de commandes. Agicap les pose sur le prévisionnel à côté des mouvements réels, au lieu d’un fichier reconstruit chaque mois. Et si votre direction lit ses chiffres dans un outil de BI, l’encours client fait partie des données exportées automatiquement.

Le DSO remonte dans la marge

Dernier point, et pas le moindre : l’encaissement remonte dans la marge du projet concerné. Un projet bien margé mais payé à 90 jours ne vaut pas un projet payé à 30. En reliant la facture, son règlement et le projet qui l’a produite, AlibeeZ rend ce coût visible là où se prennent les décisions de pilotage.

Pour aller plus loin

Un DSO bas commence par une facture émise tôt et juste : c’est le sujet de la génération des factures dans AlibeeZ. Les échéances et pénalités se fixent au contrat, comme expliqué dans les modèles de facturation dans AlibeeZ. Et pour relier l’encaissement à la rentabilité, lisez le suivi de la marge et du prévisionnel projet.

FAQ

Comment AlibeeZ aide-t-il à réduire le DSO ?

En raccourcissant le délai entre le temps validé et la facture, puis en suivant les relances et les règlements facture par facture : l’encours se lit par client, par entité et par ancienneté, et les relances à passer sont visibles dans la même vue.

Les relances peuvent-elles partir de notre propre adresse e-mail ?

Oui. Via Brevo ou Sinch Mailjet, les relances de factures impayées partent de votre domaine, et la délivrabilité reste sous votre contrôle.

Comment les règlements sont-ils rapprochés des factures ?

AlibeeZ rapproche les encaissements reçus des factures ouvertes. Si vous travaillez avec un factor comme Factofrance, les avances et règlements reçus se rapprochent aussi des factures ouvertes, sans double tenue de compte.

Faut-il changer de logiciel de comptabilité ?

Non. AlibeeZ facture et exporte vers votre comptabilité existante, avec les numéros de compte intégrés. La liste des connecteurs comptables est sur la page des connecteurs.