La réforme de la facturation électronique impose à chaque entreprise d’émettre des factures structurées, transmises par une Plateforme Agréée, avec des données déclarées à l’administration et des statuts qui remontent. Sur le papier, cela ressemble à un projet. Dans AlibeeZ, c’est la suite naturelle de ce que fait déjà le logiciel : la facture part des données qu’il tient, et elle y revient.
Le schéma ci-dessus montre le trajet d’une facture émise depuis AlibeeZ. Voici, étape par étape, ce que fait AlibeeZ, ce que fait iopole, et ce qu’il vous reste à faire.
Avant la facture : les données sont déjà là
Une facture électronique ne vaut que par les données qu’elle porte. C’est là qu’AlibeeZ prend de l’avance : en tant que data hub de votre activité, il tient déjà tout ce que la facture va utiliser.
- Vos clients et vos contrats, dans le référentiel : coordonnées, conditions de règlement, pénalités de retard, échéanciers.
- Ce qui a été produit : les temps validés, les jalons atteints, les frais refacturables, avec ou sans marge.
- Vos règles fiscales : une TVA par pays, par entité et par type de prestation, et une numérotation propre à chaque entité juridique.
Les nouvelles mentions obligatoires de la réforme, comme le SIREN du client ou la catégorie de l’opération, ne se ressaisissent pas facture par facture : elles viennent du référentiel. Une donnée corrigée une fois l’est pour toutes les factures suivantes.
Étape 1 : la facture est générée, puis déposée sur iopole
Dans AlibeeZ, la facture se génère en un clic depuis les temps validés, dans le modèle prévu au contrat : régie simple, régie forfaitée, forfait au jalon ou facturation à l’avancement. Le même moteur porte les cas mixtes, sans tableur à côté. Vous relisez un brouillon au lieu de reconstituer un montant.
Avant l’émission, AlibeeZ vous alerte en cas de dépassement : plafond de commande, enveloppe de jours ou budget. Une erreur de facturation se corrige mieux sur un brouillon que sur une facture déjà transmise.
Une fois validée, la facture est produite au format structuré attendu (Factur-X, UBL ou CII) et déposée sur iopole. Vous n’avez rien à exporter ni à téléverser ailleurs : l’émission part d’AlibeeZ.
Étape 2 : iopole contrôle, transmet et déclare
iopole vérifie la facture, puis la transmet à la plateforme de votre client, quelle qu’elle soit : votre client n’a pas besoin d’utiliser la même plateforme que vous.
Dans le même mouvement, iopole déclare les données de transaction à l’administration fiscale. C’est la branche « flux réglementaire » du schéma : vous n’avez pas de déclaration à faire à côté, la transmission suit la facture.
Étape 3 : votre client reçoit sa facture
La plateforme de votre client la met à sa disposition. Comme la facture est adossée aux temps validés et aux frais approuvés, ce qui est contesté reste traçable jusqu’à la saisie qui l’a produit : un litige se règle avec des faits, pas avec des échanges de tableurs.
Et vos clients hors de France ?
Pour eux, la facture peut sortir au format Peppol BIS et circuler sur le réseau Peppol, dont iopole est un point d’accès. Pas besoin de négocier un canal spécifique avec chaque donneur d’ordre. La facturation dans une autre devise est suivie dans la devise d’origine ou convertie, avec des taux historisés.
Étape 4 : les statuts reviennent dans AlibeeZ
C’est là que la réforme devient utile au quotidien. Reçue, approuvée, refusée, payée : les statuts de la facture remontent automatiquement dans AlibeeZ, sur la facture elle-même. Vous savez où elle en est sans relancer votre client pour le lui demander, et une facture rejetée se voit tout de suite au lieu d’être découverte à l’échéance.
Ces statuts alimentent directement le suivi de l’encaissement :
- Un encours lisible par client, par entité et par ancienneté.
- Des relances mieux ciblées : une facture refusée ne se relance pas comme une facture simplement en attente. Les relances peuvent partir de votre propre domaine, via Brevo par exemple.
- Un DSO qui se pilote facture par facture, et qui remonte dans la marge du projet concerné.
Pourquoi l’encaissement compte aussi pour l’administration
Pour une prestation de services, la TVA est en principe exigible à l’encaissement. L’administration a donc besoin de savoir quand vous êtes payé, et c’est le statut « encaissée » qui le lui dit. Un règlement bien rapproché de sa facture n’est plus seulement une affaire de trésorerie : c’est une donnée fiscale. C’est une raison de plus pour que la facture et son paiement vivent au même endroit.
Après : la donnée continue sa route
Une fois émise, la facture ne reste pas enfermée dans AlibeeZ. Elle part en écritures vers votre comptabilité (Pennylane, Cegid et les autres) avec les numéros de compte et les axes analytiques déjà portés, par entité juridique et par devise. Vous gardez votre logiciel comptable, et votre expert-comptable travaille sur des écritures déjà ventilées. Si vous financez votre poste client, les factures émises peuvent aussi partir vers votre factor, avec leurs échéances.
Ce qu’il vous reste à faire
Pas grand-chose, mais l’essentiel : tenir le référentiel à jour. Une facture électronique n’est que le reflet des données qui l’ont produite. Des fiches clients complètes, des contrats bien paramétrés et des temps validés à l’heure, c’est ce qui fait qu’une facture part le 2 du mois et revient « encaissée », plutôt que « rejetée ».
Pour l’autre bout de la chaîne, lisez comment AlibeeZ transforme vos temps validés en cash. Et pour le cadre réglementaire, notre article sur l’obligation de facturation électronique B2B rappelle qui est concerné, et quand.
FAQ
AlibeeZ est-il une Plateforme Agréée ?
Non. AlibeeZ est une solution compatible : il produit la facture et la dépose sur iopole, une Plateforme Agréée immatriculée par la DGFiP, qui la transmet. La connexion est intégrée à AlibeeZ.
Dois-je acheter un outil en plus pour la facturation électronique ?
Non. La transmission via iopole est intégrée à AlibeeZ : émission, déclaration des données et retour des statuts passent par le même canal, sans second outil à ajouter.
Faut-il changer de logiciel de comptabilité ?
Non. AlibeeZ facture et exporte vers votre comptabilité existante, avec les numéros de compte intégrés. La liste des connecteurs comptables est sur la page des connecteurs.
Comment sont facturés mes clients à l’étranger ?
La facture peut sortir au format Peppol BIS et circuler sur le réseau Peppol, dont iopole est un point d’accès. La facturation en devise est suivie dans la devise d’origine ou convertie.