Sur le papier, une organisation vend soit du temps (la régie), soit un résultat (le forfait). Dans la réalité, un même client signe une mission en régie avec une enveloppe de jours à ne pas dépasser, un lot au forfait payé à la recette, et une prestation facturée au fil de l’avancement. Quand l’outil de facturation ne connaît qu’un ou deux modèles, le reste finit dans un tableur, recalculé à la main chaque mois.
AlibeeZ prend le problème dans l’autre sens : un seul moteur porte les quatre modèles, et c’est le contrat qui dit lequel s’applique. Le panneau ci-dessus les résume, chacun avec sa règle de calcul et un exemple illustratif, et rappelle le point essentiel : un même client peut porter les quatre en parallèle.
Les quatre modèles, et ce que le moteur calcule
La régie simple : jours validés × TJM
C’est le cas le plus courant. Les jours validés dans les CRA sont multipliés par le TJM prévu au contrat. Par exemple, 18 jours à 620 € donnent 11 160 €. Il n’y a rien à calculer à la main : le montant découle directement des temps validés, et la facture se génère depuis eux.
La régie forfaitée : plafonnée à l’enveloppe
Le client paie au temps passé, mais dans une enveloppe de jours ou de budget fixée au contrat. Tout l’enjeu est de voir venir le plafond. AlibeeZ suit la consommation de l’enveloppe et alerte au seuil que vous avez réglé : avec un plafond de 40 jours, une alerte à 36 jours laisse le temps de discuter d’un avenant avec le client avant que la question ne se pose sur une facture.
Le forfait au jalon : au jalon contractuel atteint
Le prix est fixé, et il est facturé par tranches liées à des jalons du contrat. Quand un jalon est atteint, la part correspondante devient facturable, par exemple 30 % du lot à la recette de la V1. Le jalon atteint fait partie des sources de la génération, au même titre que les temps validés.
La facturation à l’avancement : le pourcentage constaté
Le montant facturé suit le pourcentage d’avancement constaté du projet, et le montant cumulé reste visible : dans l’exemple du panneau, 62 % d’avancement et 65 100 € cumulés.
Au-delà de ces quatre modèles, le moteur modélise les règles contractuelles propres à vos contrats, la récurrence par exemple, pour que les temps approuvés se traduisent en montants conformes au contrat sans recopie ni retraitement.
Le modèle se règle au contrat, pas au client
C’est le choix structurant. Dans AlibeeZ, le modèle de facturation est une propriété du contrat. Un même client peut donc porter une mission en régie, un lot au forfait et un jalon d’avancement, chacun avec ses propres conditions de règlement et sa propre TVA. Au moment de la génération, chaque contrat produit ses lignes selon sa règle, et vous n’avez pas à découper le client en plusieurs fiches pour contourner l’outil.
Le modèle peut même être fixé dès que l’affaire est gagnée. Avec le connecteur HubSpot, une affaire passée en « gagnée » crée le client, le contrat et le projet dans AlibeeZ, avec son mode de facturation. Le montant facturé remonte ensuite sur la fiche HubSpot : le commercial voit ce que son affaire a réellement produit.
Ce que le contrat porte en plus du modèle
Un modèle de facturation ne suffit pas à faire une facture juste. Le contrat AlibeeZ porte aussi les règles qui l’entourent, pour qu’aucune ne soit à retrouver au moment d’émettre.
- Les conditions de règlement : échéance (par exemple 45 jours fin de mois), pénalités de retard, escompte pour paiement anticipé le cas échéant.
- Les échéanciers, qui disent quand chaque part doit être facturée et encaissée.
- La refacturation des frais : avec marge, au réel ou forfaitée, selon ce qui a été négocié. Les frais arrivent sur la facture depuis les notes de frais, sans ressaisie.
- Les seuils d’alerte sur l’enveloppe, le plafond de commande ou le budget.
Ces règles sont des paramètres, pas des développements : vous les réglez dans AlibeeZ, contrat par contrat.
TVA, entités et devises : les cas qui cassent les tableurs
Les contrats mixtes ne sont pas les seuls à pousser vers le tableur. Les groupes qui facturent depuis plusieurs entités ou dans plusieurs pays le connaissent bien. AlibeeZ les traite dans le même moteur.
| Sujet | Ce que fait AlibeeZ |
|---|---|
| TVA | Un taux par pays, par entité et par type de prestation |
| Entités juridiques | Une numérotation, des séquences, une TVA et une devise propres à chaque entité |
| Devises | Une facturation dans une autre devise, suivie dans la devise d’origine ou convertie, au taux du jour de la facture, conservé ensuite |
| Filiales à l’étranger | Des factures transmises à Xero ou MYOB dans la devise locale, sans que le siège perde la vue consolidée |
Le taux historisé compte plus qu’il n’y paraît : une facture en dollars émise le 30 juin garde le taux de ce jour-là. Les chiffres d’hier ne bougent pas quand le cours change.
Ce que ça change pour vos équipes
Plus de tableur à côté. Les cas mixtes, qui étaient l’exception gérée à la main, passent par le même moteur que la régie simple. Le contrat dit ce qui doit être facturé, et la génération l’applique.
Un forfait piloté, pas seulement facturé. Sur un forfait, la facturation suit les jalons ou l’avancement, mais la rentabilité dépend du reste à faire. AlibeeZ suit les deux sur le même projet, ce qui permet de voir une dérive avant qu’elle ne mange la marge.
Des démonstrations sur vos vrais contrats. Parce que les modèles sont des paramètres, une régie forfaitée, un forfait au jalon ou un dossier multi-devises se testent sur un contrat réel pendant la démonstration.
Pour aller plus loin
La façon dont ces règles deviennent des brouillons de facture est détaillée dans la génération des factures dans AlibeeZ. Pour le pilotage des projets au forfait (reste à faire, perte à terminaison), lisez comment AlibeeZ résout le défi du prévisionnel au forfait. Et pour la refacturation des frais avec ou sans marge, la refacturation des frais dans AlibeeZ.
FAQ
Comment sont gérés les contrats mixtes régie et forfait ?
Par contrat, et non par client : un même client peut porter une mission en régie, un lot au forfait et un jalon d’avancement, chacun avec ses propres conditions de règlement et sa propre TVA.
Que se passe-t-il quand une régie forfaitée approche de son plafond ?
AlibeeZ alerte au seuil que vous avez fixé sur l’enveloppe, avant que le plafond ne soit atteint. Vous avez le temps de prévenir le client ou de faire signer un avenant.
Peut-on facturer dans une autre devise que l’euro ?
Oui. La facture est suivie dans la devise d’origine ou convertie, avec le taux du jour de la facture conservé ensuite, et chaque entité peut avoir sa propre devise.
Les conditions de règlement sont-elles les mêmes pour tous les clients ?
Non. Échéance, pénalités de retard et échéanciers se définissent contrat par contrat, ce qui permet à un même client d’avoir des conditions différentes selon la prestation.
