Les frais refacturables sont le poste qu’on oublie le plus souvent au moment de facturer. Le billet de train est payé, la note de frais est remboursée au collaborateur, mais la ligne n’arrive jamais sur la facture du client : elle vivait dans un tableur que personne n’a rouvert. Chaque oubli est petit, et c’est précisément pour cela qu’il passe inaperçu, mission après mission.
Nous avons déjà expliqué pourquoi une refacturation mal cadrée ronge vos marges, et quelles règles comptables et fiscales encadrent la refacturation (débours, TVA, politique interne). Cet article fait l’inverse : il montre, étape par étape, comment AlibeeZ fait arriver un frais refacturable sur la facture sans que personne ait à y penser.
Le panneau ci-dessus en donne un exemple sur un contrat client. 448,50 € de frais refacturables ont été validés ; le contrat prévoit une refacturation avec une marge de 8 %. 42,00 € de frais internes ne sont pas refacturés. Résultat : une ligne « Frais de mission refacturés » de 484,38 € a été ajoutée à la facture FA-0410, toute seule.
Tout se décide à la saisie
La refacturation commence bien avant la facture. Dans AlibeeZ, chaque dépense est saisie avec son projet, sa nature, sa devise et son justificatif, et elle est marquée refacturable ou interne dès la saisie. Le frais n’attend pas qu’on se souvienne de lui : son destin est connu dès qu’il existe.
Vous gardez la main sur ce qui peut être saisi : la saisie de frais peut être autorisée ou non projet par projet, et ce qui est refacturable ou non se définit en amont. Une dépense ne se retrouve pas sur une mission qui ne la prévoit pas. Le détail de cette étape est dans notre article sur la saisie des notes de frais dans AlibeeZ.
La règle vit sur le contrat, pas dans la tête du facturier
Faut-il ajouter une marge ? Refacturer au réel ? Appliquer un forfait ? Dans AlibeeZ, cette question n’est pas tranchée au moment d’éditer la facture : la règle est portée par le contrat client, et le moteur de facturation l’applique. Trois modes sont disponibles :
| Mode | Ce qui arrive sur la facture |
|---|---|
| Avec marge | Les frais validés, majorés du taux prévu au contrat |
| Au réel | Les frais validés, à l’euro près, sans majoration |
| Forfaitée | Un montant convenu, les frais réels restant suivis en regard |
Sur le panneau, le contrat est en mode « avec marge » à 8 % : 448,50 € de frais validés deviennent 484,38 € sur la facture (448,50 € + 35,88 €). Personne n’a sorti de calculatrice.
Comme la règle est portée par le contrat et non par le client, deux projets d’un même client peuvent la traiter différemment : une mission en régie avec frais refacturés au réel, un lot au forfait avec frais forfaitisés, par exemple. C’est la même logique que pour les modèles de facturation, qui se règlent eux aussi contrat par contrat.
De la note validée à la ligne de facture
Seuls les frais validés remontent. Un frais en attente, refusé ou en cours de correction ne part pas chez le client. C’est le circuit de validation (seuils, second valideur, traçabilité) qui fait le tri, et nous le décrivons dans la validation des notes de frais dans AlibeeZ.
Au moment de facturer, la facture du projet se génère en un clic depuis les temps validés, les jalons atteints et les frais refacturables. Le détail des frais vient directement du module Notes de frais : la refacturation ne demande aucune ressaisie. Vous relisez un brouillon au lieu de reconstituer une liste de dépenses.
Pour se représenter le résultat, prenons l’exemple illustratif de notre page plateforme : une facture composée de 17 jours validés à 650 €, de 680 € de frais refacturés et d’un forfait au jalon de 750 €, émise le 2 du mois pour un total de 12 480,00 €. Les frais y sont une ligne parmi les autres, alimentée par le module qui les a enregistrés.
Quand le client pose une question
Une ligne de frais sur une facture est souvent la première à être questionnée. Comme elle est adossée à des frais approuvés, chacun avec son justificatif et son historique de validation, ce qui est contesté reste traçable jusqu’à la saisie qui l’a produit. On répond avec la pièce, pas avec un tableur reconstitué.
Les frais dans la marge, dès leur validation
La refacturation n’est que la moitié du sujet. L’autre moitié, c’est le coût. Dans AlibeeZ, les frais engagés entrent dans la marge du projet au moment où ils sont validés, aux côtés des temps consommés, qu’ils soient refacturés ou non. Les 42,00 € de frais internes du panneau ne vont pas sur la facture, mais ils pèsent bien sur la rentabilité de la mission. La marge affichée est la vraie.
La direction financière dispose en direct de toutes les dépenses par collaborateur et par projet, et le reporting par projet, activité et collaborateur donne une vision complète des coûts. Sur un contrat où les frais sont forfaitisés, c’est ce suivi en temps réel qui dit si le forfait tient ou s’il est dépassé, avant que la mission soit terminée.
Ce que ça change
- Plus de refacturation oubliée : le frais refacturable est identifié à la saisie et remonte seul sur la facture du projet.
- Plus de calcul à la main : la marge, le réel ou le forfait sont appliqués selon le contrat.
- Des factures plus faciles à faire accepter : chaque ligne de frais renvoie à des dépenses validées et justifiées.
- Une marge projet complète : les frais, refacturés ou non, y entrent dès leur validation.
Pour aller plus loin, notre article sur le fast billing montre comment temps, contrats et frais se rejoignent sur une facture émise sans friction, et celui sur la marge par business unit explique comment cette marge se lit à l’échelle de vos équipes.
FAQ
Peut-on refacturer un frais avec une marge dans AlibeeZ ?
Oui, avec ou sans marge selon ce que prévoit le contrat client. La règle est portée par le contrat, donc deux projets du même client peuvent la traiter différemment.
Faut-il ressaisir les frais au moment de facturer ?
Non. Le détail des frais refacturables validés vient directement du module Notes de frais et remonte sur la facture du projet, sans ressaisie.
Un frais non validé peut-il partir sur la facture ?
Non. Seuls les frais marqués refacturables et validés remontent sur la facture. Le circuit de validation fait le tri avant la facturation.
Les frais internes comptent-ils dans la marge du projet ?
Oui. Tous les frais engagés entrent dans la marge du projet au moment où ils sont validés, aux côtés des temps consommés, qu’ils soient refacturés au client ou non.