Dans beaucoup d’organisations, la note de frais se construit à la fin du mois. Le collaborateur vide son portefeuille, retrouve ses tickets, essaie de se souvenir pour quel client était ce déjeuner, puis remplit un tableur qui part par email. La direction financière découvre la dépense trois semaines après qu’elle a été engagée, et le contrôleur de gestion la ventile à la main.

Le coût de ce processus ne se voit pas sur une ligne : il est dans le temps passé à reconstituer, dans les tickets perdus et dans les frais refacturables que personne ne pense à refacturer. AlibeeZ prend le problème à la racine, c’est-à-dire au moment de la saisie.

Le panneau ci-dessus montre une note de frais de mars sur un projet « Refonte SI » : quatre lignes (train, hôtel, repas client, taxi), chacune avec son justificatif joint, son montant et son statut refacturable ou interne, pour un total déclaré de 490,50 €. La note est rattachée au projet et au centre de coût dès la saisie. C’est ce mécanisme que cet article détaille.

Une ligne qui porte tout ce dont la suite aura besoin

Dans AlibeeZ, on ne saisit pas un montant isolé que quelqu’un complètera plus tard. Chaque dépense est saisie avec :

  • sa nature (transport, hébergement, repas…), qui servira à la validation et à la comptabilité ;
  • son projet et son activité, pour que la dépense rejoigne la bonne mission ;
  • son centre de coût, pour que la ventilation analytique soit faite à la source ;
  • sa devise, celle dans laquelle la dépense a réellement été payée ;
  • son justificatif, attaché à la ligne elle-même.

Ce dernier point change davantage qu’il n’y paraît. Le justificatif ne vit pas dans une enveloppe ou dans un dossier partagé à part : il est accroché à la dépense qu’il prouve. Le manager qui valide, le comptable qui contrôle et, le cas échéant, le client à qui l’on refacture, regardent tous la même ligne avec la même pièce.

L’administrateur peut par ailleurs autoriser ou non la saisie de frais projet par projet, ce qui évite qu’une dépense atterrisse sur une mission qui n’en prévoit pas.

Le justificatif photographié, puis lu automatiquement

La saisie la plus rapide est celle qu’on n’a pas à faire. AlibeeZ s’appuie sur Mindee, une API française de lecture automatique de documents : le justificatif photographié par le collaborateur est lu, et le montant, la TVA, la date et le fournisseur pré-remplissent la ligne. Il ne reste qu’à vérifier, puis à choisir le projet.

Comme AlibeeZ est accessible sur ordinateur, tablette et mobile, la dépense peut être saisie là où elle a lieu : à la sortie du taxi, à la réception de l’hôtel, chez le client. Le ticket n’a plus le temps de se perdre.

Toutes les devises, sans conversion refaite plus tard

Un collaborateur en mission à Londres paie en livres, un autre à Montréal en dollars canadiens. AlibeeZ accepte la saisie quelle que soit la devise engagée. Le suivi se fait ensuite dans la devise d’origine ou convertie, avec des taux historisés.

L’historisation a une conséquence concrète : une conversion refaite plus tard ne peut pas modifier un montant déjà validé. Le chiffre que le manager a approuvé reste celui que la comptabilité reçoit et celui qui entre dans la marge du projet.

Refacturable ou interne : décidé à la saisie

Sur le panneau, trois lignes portent la mention « Refact. » et le taxi porte la mention « Interne ». Cette distinction est posée au moment de la saisie, pas au moment de facturer. C’est la condition pour qu’un frais refacturable remonte ensuite seul sur la facture du client, au lieu d’attendre que quelqu’un s’en souvienne.

Ce qui se passe ensuite, de la règle de marge portée par le contrat jusqu’à la ligne ajoutée sur la facture, fait l’objet d’un article dédié : comment AlibeeZ refacture les frais au client.

Du dépôt au remboursement, un statut visible

Une fois la note déposée, le collaborateur n’a plus besoin d’écrire au service comptable pour savoir où elle en est. L’état de traitement est suivi en temps réel, du dépôt au remboursement.

Le remboursement lui-même est outillé : AlibeeZ produit les fichiers de virement SEPA pour les remboursements de frais. La note ne sort pas du système pour être payée.

Entre le dépôt et le remboursement, il y a la validation. Elle a ses propres règles (seuils, second valideur, export comptable) que nous détaillons dans la validation des notes de frais dans AlibeeZ.

Ce que la saisie change pour chacun

Parce que tout est posé à la source, chaque acteur gagne quelque chose de précis :

  • Le collaborateur saisit au fil de l’eau, avec un ticket lu automatiquement, et suit sa note jusqu’au remboursement.
  • Le manager voit la ligne, le justificatif et le projet ensemble : il tranche en quelques secondes.
  • La direction financière voit la dépense engagée le jour où elle est engagée, par collaborateur et par projet, et non à la clôture.
  • La comptabilité reçoit des dépenses déjà ventilées par projet, activité et centre de coût.
  • Le chef de projet retrouve les frais validés dans la marge de sa mission, aux côtés des temps consommés.

Le gain de productivité de la dématérialisation vient de là : personne ne reconstitue une note à partir de tickets, et personne ne ressaisit ce qui a déjà été saisi.

Pour aller plus loin, voyez comment les frais validés rejoignent la facture dans le fast billing selon AlibeeZ, et pourquoi un référentiel de données propre (projets, centres de coût, natures) est ce qui rend la saisie fiable.

FAQ

Faut-il saisir le montant et la date à la main ?

Pas forcément. Grâce à l’intégration avec Mindee, le justificatif photographié est lu automatiquement : montant, TVA, date et fournisseur pré-remplissent la ligne. Le collaborateur vérifie et choisit le projet.

Peut-on saisir une dépense payée dans une devise étrangère ?

Oui, quelle que soit la devise engagée. Le suivi se fait dans la devise d’origine ou convertie, avec des taux historisés, ce qui évite qu’une conversion refaite plus tard change un montant déjà validé.

À quoi la dépense est-elle rattachée ?

Au projet, à l’activité et au centre de coût concernés, dès la saisie. La dépense entre ainsi directement dans le reporting par projet et, une fois validée, dans la marge de la mission.

Le collaborateur peut-il savoir où en est sa note de frais ?

Oui. L’état de traitement est suivi en temps réel, du dépôt au remboursement, sans avoir à le demander au service comptable.