Les frais de déplacements, d’hébergement, de repas, d’achats divers liés à un projet ne font pas de bruit. Pris seuls, ils ont l’air anodins. Mais accumulés et mal suivis, ils finissent par grignoter vos marges et créer des tensions dans les équipes.
Une refacturation des frais bien cadrée, c’est la clé pour garder des comptes justes, transparents et protéger la rentabilité de vos missions. Que vous soyez dans le conseil, le bâtiment, l’informatique, les services ou l’industrie, pas si simple de savoir comment refacturer les frais au plus juste, sans surévaluer ni sous-estimer.
Entre refacturation, débours, TVA et règles comptables, le chemin est souvent semé d’embûches. Faisons le point ensemble.
Refacturer un frais, c’est quoi exactement ?
En clair, vous avez payé quelque chose pour un projet — un billet de train, une nuit d’hôtel, un achat spécifique — et vous voulez vous faire rembourser par le client. C’est normal. Mais pour que ça se passe bien, il faut que cette dépense soit :
- justifiée ;
- prévue dans les termes du contrat ou validée par le client ;
- correctement mentionnée sur la facture (avec ou sans TVA, selon la situation).
Bien choisir son modèle de refacturation : et comment Alibeez peut vous simplifier la vie
Le choix de votre modèle de refacturation, ce n’est pas qu’une case à cocher. Il joue directement sur votre rentabilité, la confiance de vos clients… et le temps que vos équipes passent à tout vérifier. Refacturation au réel, avec marge, ou forfaitaire : chaque option a ses avantages et ses limites. Et pour éviter les erreurs, rien de tel que de configurer et automatiser ces modèles directement dans votre outil de gestion.
1. Refacturation à l’euro/l’euro (au réel)
Principe : Refacturation exacte du coût encouru (pas de marge ajoutée).
Utilisation typique : Lorsque les frais engagés doivent être intégralement récupérés, souvent entre filiales ou pour des projets en interne.
Avantages : Transparence maximale, simplicité comptable.
Inconvénients : Aucun bénéfice ou couverture des frais de gestion.
💡 Et si vous pouviez suivre chaque dépense, projet par projet, sans risque d’oubli ou d’erreur ? C’est exactement ce qu’Alibeez vous permet de faire.
2. Refacturation avec marge forfaitaire
Principe : Refacturation des frais réels + une marge définie forfaitairement (pourcentage ou montant fixe).
Utilisation typique : Services administratifs internes, gestion de projet externe, couverture des coûts de gestion ou frais généraux.
Avantages : Couverture des coûts indirects liés à la gestion administrative des frais.
Inconvénients : Peut être perçue négativement si mal communiquée aux clients internes ou externes.
💡 Avec Alibeez, vous appliquez votre marge automatiquement, sans avoir à recalculer ou vérifier chaque facture. Simple et transparent.
3. Forfait global (ou package)
Principe : Un montant fixe est déterminé en amont pour couvrir l’ensemble des frais engagés.
Utilisation typique : Projets clés en main, prestations avec budget fixe.
Avantages : Simplicité, prévisibilité, avantage commercial évident.
Inconvénients : Risque financier si les frais réels dépassent le forfait prévu.
💡 Alibeez vous aide à suivre les frais en temps réel, pour savoir si vous restez dans les clous ou si le forfait est dépassé.
Quelle différence entre refacturation et débours ?
Les débours, c’est quand vous payez directement pour le client. Vous avancez l’argent, mais la dépense n’est pas une charge pour votre entreprise. Et surtout, pas de TVA à
La refacturation, c’est différent. Vous engagez la dépense pour vous, au nom de votre société, et vous la refacturez ensuite au client, avec la TVA si elle s’applique à la dépense initiale
Exemple : vous payez 200 € pour un fournisseur au nom du client : débours, sans TVA. Vous payez un hôtel au nom de votre société : refacturation avec de laTVA.
Pas toujours simple de faire le tri, mais c’est essentiel de comprendre la différence ! Sinon, vous risquez des erreurs comptables ou fiscales !
Refacturation de frais et TVA : quel taux appliquer ?
On l’oublie parfois, mais la TVA ne s’applique pas de la même façon selon la nature des frais refacturés. Petit rappel pour éviter les mauvaises surprises :
- Transport, hébergement : TVA à 10 %
- Restaurant : TVA à 10 %
- Prestations de services : TVA à 20 %
- Débours : pas de TVA
Vérifiez bien la TVA en amont et assurez-vous de l’avoir récupérée avant de la refacturer au client. Une erreur ici peut coûter cher ou déclencher un contrôle fiscal.
Incluez ces informations dans vos processus pour sécuriser votre comptabilité.
Exemple : si vous refacturez une prestation facturée 500 € HT par votre prestataire, appliquez une TVA de 20 %. Résultat : 600 € TTC sur la facture client.
3 Conseils pratiques pour bien gérer la refacturation des frais
Les frais mal refacturés, c’est des marges qui s’envolent et des comptes bancals. Voici 3 leviers essentiels.
1. Établissez une politique de refacturation claire
Définissez ce qui est refacturable, ce qui ne l’est pas, avec ou sans plafond, avec ou sans marge… Mettez tout noir sur blanc. Zéro zone grise.
Écrire ces règles et les partager avec vos équipes et vos clients garantit une approche cohérente et claire pour l’ensemble des projets. Ajoutez également des règles spécifiques pour le remboursement et la comptabilisation des montants des frais professionnels.
2. Utilisez des outils de gestion des notes de frais
Un bon outil vous évite les erreurs et centralise les infos. Avec un logiciel comme Alibeez, vous pouvez :
- autoriser ou non le consultant à saisir des notes de frais par projet ;
- définir ce qui est refacturable ou non ;
- mettre en place des contrôles automatisés ;
- centraliser les informations pour que la facturation puisse s’appuyer sur des données fiables.
Ces outils vous aident aussi à comptabiliser les dépenses engagées, à contrôler la TVA déductible, à suivre les remboursements et à fiabiliser les données transmises au service comptable.
3. Favorisez une communication efficace avec les clients
La communication entre le consultant et le client ne doit pas être négligée. Elle est l’un des piliers de votre bon fonctionnement. Un client bien informé paie plus vite et conteste moins. Par exemple, évitez de facturer un simple « frais divers ». Détaillez : quoi, quand, pourquoi, avec ou sans TVA, et ajoutez les justificatifs correspondants.
Cette clarté facilite la compréhension des montants facturés, facilite la validation des dépenses, renforce la relation client et sécurise la facturation.
Pourquoi une refacturation mal gérée peut vous coûter cher ?
Soyons clairs : si vous oubliez de refacturer un frais, ou si vous appliquez mal la TVA, ou si vous envoyez une facture floue… vous perdez de l’argent. Ce sont souvent de petits montants, qui mis bout à bout, peuvent entamer les marges.
En plus de cet aspect financier, vous prenez le risque de :
- créer des litiges avec le client ;
- compliquer le fonctionnement de votre service comptabilité ;
- perdre du temps à réexpliquer ou à corriger.
Une refacturation mal gérée affaiblit non seulement la trésorerie de l’entreprise, mais aussi sa relation avec ses prestataires et ses partenaires. Il est donc primordial de mettre en place des outils et des méthodes pour suivre, contrôler et comptabiliser chaque dépense rigoureusement.
Comment gérer la refacturation entre filiales ou sociétés du même groupe
Pas de problème, si vous faites attention à :
- bien identifier chaque entité ;
- respecter les règles de facturation intra-groupe ;
- bien comptabiliser les flux et les montants entre sociétés (comptes intercos) ;
- appliquer la bonne TVA, surtout si vous êtes dans différents pays.
Vous l’aurez compris : une refacturation des frais bancale fragilise à la fois la trésorerie et la relation client. Il faut des outils et des processus solides pour suivre, contrôler et comptabiliser chaque dépense. La maîtrise de la refacturation des frais est un levier clé pour sécuriser votre chiffre d’affaires !
FAQ
Quels frais peut-on refacturer ?
Tout ce qui est lié à une mission client : transport, hébergement, repas, achats spécifiques. Ces frais doivent être prévus au contrat, validés par le client et justifiés par des documents probants.
Débours ou refacturation : c’est quoi la différence ?
Débours : vous payez pour le compte du client (pas de TVA à appliquer). Refacturation : vous engagez une dépense en votre nom et vous la facturez ensuite au client (avec TVA). Exemple : avance pour un prestataire payé au nom du client = débours ; règlement d’hôtel au nom de votre société = refacturation.
Faut-il toujours un justificatif pour refacturer un frais ?
Oui. Sans justificatif (facture ou note de frais), vous risquez un rejet de la part du client ou des problèmes en cas de contrôle fiscal.
Peut-on rajouter une marge sur les frais refacturés ?
Oui, uniquement si cela est stipulé dans le contrat. Sinon, il faut facturer les frais au coût réel sans majoration.
Que faire si un frais n’a pas été refacturé ?
Vous pouvez émettre une facture rectificative ou l’inclure dans la facture suivante, sous réserve de l’accord du client et du respect des délais légaux.
Quels sont les risques d’une refacturation mal gérée ?
Litiges avec les clients, perte financière, irrégularités comptables, erreurs de TVA, sanctions en cas de contrôle fiscal.
Doit-on indiquer la TVA sur toutes les factures de refacturation ?
Non. Cela dépend de la nature des frais. Les débours sont exclus de la TVA, mais les autres frais (transport, hébergement, repas, prestations de service) nécessitent d’appliquer le bon taux de TVA.
Quel est le rôle du comptable dans la refacturation des frais ?
Le comptable doit vérifier la cohérence des montants, la conformité des justificatifs, la bonne application de la TVA et l’enregistrement correct des écritures. Il contribue à éviter les erreurs et les litiges.
Est-ce obligatoire d’utiliser un logiciel pour gérer la refacturation ?
Ce n’est pas obligatoire légalement, mais fortement recommandé pour sécuriser le processus, automatiser les contrôles et centraliser les informations.
Puis-je refacturer des frais sans TVA si je suis exonéré de TVA ?
Oui, mais attention : l’exonération de TVA doit être valable pour les frais refacturés et pas uniquement pour vos prestations principales. Vérifiez au cas par cas avec votre comptable ou votre conseiller fiscal.