Une organisation qui grandit finit rarement avec une seule structure. Une agence ouvre à Lyon, une filiale à Londres, une autre à Montréal. Chacune a sa devise, sa TVA, son calendrier, sa langue de travail, et très vite ses collaborateurs interviennent sur les projets des autres. C’est à ce moment-là que les outils pensés pour une société unique cèdent la place aux tableurs de consolidation.
AlibeeZ part du principe inverse : un groupe est une seule organisation, faite de plusieurs entités. Le schéma ci-dessus en montre un exemple, sur un groupe fictif : trois entités sur une même plateforme, chacune dans son espace, une mission qui les traverse, et un pilotage qui les réunit.
Une plateforme, plusieurs entités
Toutes les entités du groupe partagent le même référentiel : les mêmes clients, les mêmes projets, les mêmes collaborateurs, décrits une seule fois. Un client servi à Paris et à Londres reste un seul client, avec un seul historique.
Mais chaque entité garde son espace, et c’est ce qui fait d’AlibeeZ une plateforme multi-entités plutôt qu’une base commune où tout le monde voit tout :
- ses données : ses contrats, ses factures, ses temps et ses frais lui sont rattachés ;
- ses règles : TVA, numérotation des factures, jours fériés, compteurs de congés, circuits de validation ;
- ses droits : qui voit quoi se règle par rôle et par périmètre, entité par entité.
Ce dernier point compte plus qu’il n’y paraît. Dans un groupe, la question n’est pas de savoir qui peut se connecter, mais qui voit quel périmètre de marge, de coût et de rémunération. Un manager de la filiale britannique voit son entité ; la direction du groupe voit l’ensemble. C’est une règle de gestion, avec ses exceptions, pas un réglage de sécurité.
Plusieurs pays, chacun avec ses règles
Une semaine de travail n’a pas la même longueur partout, et une facture ne s’écrit pas de la même façon à Paris et à Londres. AlibeeZ porte ces différences au niveau de l’entité, sans que l’une écrase l’autre :
| Ce qui change d’un pays à l’autre | Comment AlibeeZ le gère |
|---|---|
| Devise | Chaque entité a la sienne ; un montant se suit dans sa devise d’origine ou converti |
| TVA et taxes | Propres à chaque entité, appliquées à ses factures |
| Numérotation des factures | Une séquence par entité, conservée dans les exports comptables |
| Jours ouvrés et fériés | Le calendrier de chaque implantation, utilisé par le CRA, les congés et le plan de charge |
| Congés | Des compteurs propres à chaque entité |
AlibeeZ est aujourd’hui déployé dans plus de 20 pays, en Europe, en Amérique du Nord et en Afrique du Nord. Les données restent hébergées en France, quel que soit le pays de l’entité.
Deux langues, les mêmes données
L’interface d’AlibeeZ existe en français et en anglais. Chacun travaille dans sa langue : la collaboratrice de Lyon saisit son CRA en français, le manager de Londres le valide en anglais, et ils parlent du même temps passé, sur le même projet.
La langue n’est pas liée au pays. Une entité canadienne peut compter des équipes francophones et anglophones, et chacune garde son interface. Ce qui est traduit, c’est l’outil ; la donnée, elle, reste unique.
Les missions inter-sites
C’est là que la plupart des organisations multi-entités perdent le fil. Une collaboratrice rattachée à Orion France, sur le site de Lyon, part en renfort sur un projet vendu par Orion UK. Sans outil commun, la situation produit trois tableurs : un pour suivre ses temps côté britannique, un pour reconstituer son coût côté français, et un pour calculer ce que l’entité britannique doit à l’entité française.
Dans AlibeeZ, la mission suit le même chemin que n’importe quelle autre :
1. Une affectation, pas un détachement administratif
La collaboratrice est affectée au projet de l’entité britannique comme à n’importe quel projet. Elle reste rattachée à son entité, avec son calendrier, ses congés et son manager. Le plan de charge en tient compte des deux côtés : elle est occupée pour Lyon, et staffée pour Londres.
2. Des temps saisis une fois
Elle saisit son CRA comme d’habitude, dans sa langue. Ce temps validé alimente à la fois l’avancement du projet britannique et son activité côté français. Personne ne le ressaisit.
3. Le coût d’un côté, le chiffre d’affaires de l’autre
Le chiffre d’affaires du projet est porté par l’entité qui l’a vendu, dans sa devise. Le coût de la collaboratrice est porté par l’entité qui l’emploie. La marge du projet se lit avec le vrai coût de ceux qui y travaillent, quelle que soit leur entité.
4. Une refacturation inter-entités
Ce que l’entité britannique doit à l’entité française se calcule à partir des temps validés, avec un taux de change historisé : le montant d’un mois reste celui du mois, même si la devise bouge ensuite. Chaque entité garde sa propre numérotation de factures.
Le même mécanisme vaut entre deux sites d’une même entité, Paris et Lyon par exemple : les tags historisés permettent de découper l’activité par agence ou par business unit, et de voir quelle agence prête ses collaborateurs à quelle autre.
Un pilotage consolidé, sans effacer le local
Parce que toutes les entités partagent le même référentiel, la consolidation n’est pas une opération de fin de mois. Le chiffre d’affaires, la marge, le plan de charge et l’intercontrat se lisent consolidés pour la direction du groupe, ou entité par entité pour les managers, à partir des mêmes données qui produisent la facturation.
Et quand le reste du SI en a besoin, les exports comptables respectent les séquences de chaque entité, et l’API redistribue la donnée vers la paie, la comptabilité ou la BI de chaque pays.
Ce que ça change
- un seul référentiel pour tout le groupe, sans tableur de consolidation ;
- des règles locales respectées : devise, TVA, numérotation, calendrier, congés ;
- une interface en français ou en anglais, au choix de chacun ;
- des droits par périmètre, entité par entité ;
- des missions inter-sites suivies de bout en bout, de l’affectation à la refacturation.
Pour aller plus loin : la façon dont chaque entité a sa séquence de factures est détaillée dans le guide sur la génération des factures, le calendrier propre à chaque implantation dans celui sur le plan de charge, et les règles qui varient d’une filiale à l’autre dans celui sur les règles de gestion.
FAQ
Faut-il une base AlibeeZ par filiale ?
Non. Toutes les entités du groupe vivent dans la même plateforme et partagent le même référentiel. Chacune y garde ses données, ses règles et ses droits, et le groupe se pilote en consolidé.
Un collaborateur peut-il travailler pour une autre entité que la sienne ?
Oui. Il est affecté au projet de l’autre entité comme à n’importe quel projet, reste rattaché à la sienne, et ses temps validés alimentent les deux côtés, jusqu’à la refacturation inter-entités.
Dans quelles langues l’interface est-elle disponible ?
En français et en anglais. Chaque utilisateur travaille dans sa langue, sur les mêmes données.
Peut-on facturer dans une devise et piloter dans une autre ?
Oui. Chaque entité facture dans sa devise, un montant se suit dans sa devise d’origine ou converti, et le pilotage du groupe peut se lire consolidé.
Qui voit les chiffres de quelle entité ?
Cela se règle par rôle et par périmètre. Un manager voit en général son entité ou son agence, la direction du groupe voit l’ensemble, et les exceptions se paramètrent.