Actency a connecté Jira, son référentiel projet, à AlibeeZ par le biais de nos APIs. La création d’un ticket dans Jira ouvre automatiquement la mission correspondante dans AlibeeZ, les données se synchronisent d’elles-mêmes et, surtout, la saisie ne se fait qu’une seule et unique fois. À chaque fin de période, les collaborateurs n’opèrent qu’une simple vérification de leur CRA avant de le valider ; Actency dispose alors des éléments nécessaires pour déclencher, le cas échéant, la facturation cliente.
Qui est Actency ?
Actency est un acteur de l’écosystème Tech en France qui accompagne ses clients face à leurs défis de transformation numérique : cloud, expérience client, nouveaux usages, externalisation…
Et quand on réalise chaque année plus de 10 000 jours/homme de projets pour ses clients, on est forcément organisé et équipé. Des squads, des projets, des itérations, des livraisons… puis vient le moment de la facturation client.
Le point de friction : deux référentiels pour une même journée
Une organisation qui travaille en squads a presque toujours deux outils qui décrivent la même journée de travail sous deux angles différents :
- l’outil de delivery, ici Jira, qui sait sur quel ticket, quel sprint et quel projet le temps a été passé ;
- l’outil de gestion, qui a besoin de ce même temps pour produire le CRA, la paie, la marge projet et la facture.
Sans lien entre les deux, le collaborateur saisit son temps là où il travaille, puis le ressaisit ailleurs à la fin du mois. C’est la double saisie, et son coût n’est pas le temps qu’elle prend : c’est l’écart qu’elle crée. Les deux versions d’une même semaine finissent par diverger, et l’arbitrage tombe au pire moment, celui où la facture doit partir.
Ce qui a été connecté, et dans quel sens
Le principe retenu est simple : Jira reste le référentiel projet, AlibeeZ vient s’y brancher plutôt que de le remplacer.
- Référentiel projet
- Jira, inchangé
- Sens du flux
- Jira → AlibeeZ
- Mécanisme
- APIs REST documentées
- Connecteur
- Développé par Actency, exécuté sur une Cloud Function
- Synchronisation
- Automatique — 50 personnes sur 3 mois en moins de 10 minutes
- Paramétrage
- Par le métier, via une interface dédiée
- Création de mission
- Automatique, à la création du ticket Jira
- Saisie
- Une seule et unique fois
- Point d’arrivée
- CRA, puis facturation cliente
La synchronisation ne s’arrête pas aux temps passés : la création d’un ticket dans Jira crée automatiquement la mission correspondante dans AlibeeZ. Le référentiel de gestion suit donc le référentiel projet sans que le même engagement ait à être déclaré deux fois, et sans le décalage habituel entre le moment où le delivery démarre et celui où la gestion en a connaissance.
Les éléments relatifs aux projets auxquels les collaborateurs contribuent sont affichés dans AlibeeZ, et les absences validées par leurs managers y sont également présentes. Le CRA n’est donc pas une page blanche à remplir de mémoire : c’est un état déjà constitué, à confirmer.
Comment le connecteur est construit
Le connecteur est l’œuvre d’Actency, qui l’a développé sur ses propres APIs d’un côté et sur celles d’AlibeeZ de l’autre. Il s’exécute sur une Cloud Function : pas de serveur à maintenir, et une charge qui ne coûte que lorsqu’elle s’exécute.
L’ordre de grandeur donne la mesure de ce que cela permet : une synchronisation de 50 personnes sur 3 mois s’exécute en moins de 10 minutes. À cette vitesse, une reprise complète cesse d’être une opération exceptionnelle à planifier ; elle devient un geste ordinaire, qu’on peut rejouer sans rien bloquer.
Le second choix d’architecture est celui qui vieillit le mieux : la plomberie entre les deux systèmes se configure depuis une interface, par le métier, et non dans le code. C’est une réponse directe à la réalité du terrain — les cas métier sont nombreux et ne se ressemblent pas — et c’est ce qui évite le piège classique des intégrations : une correspondance figée dans un script que personne n’ose plus toucher, et qu’il faut faire évoluer à chaque nouveau projet.
Ce que cela change à la fin de la période
La bascule tient en une phrase : la fin de mois passe d’une tâche de saisie à une tâche de vérification.
| Sans connecteur | Avec Jira connecté à AlibeeZ | |
|---|---|---|
| Ouverture d’une mission | Déclarée dans les deux outils | Automatique, depuis le ticket Jira |
| Saisie du temps | Deux fois, dans deux outils | Une fois, dans Jira |
| Absences | À reporter à la main | Déjà présentes, telles que validées |
| Geste du collaborateur | Reconstituer le mois | Vérifier, puis valider |
| Écarts entre les deux outils | À arbitrer avant de facturer | Sans objet : une seule source |
| Déclenchement de la facture | Après consolidation | Dès le CRA validé |
C’est aussi ce qui explique que le gain ne se mesure pas seulement en minutes gagnées par collaborateur. Le CRA validé devient une base sur laquelle la facturation peut s’appuyer directement, sans étape intermédiaire de reconstitution.
Pourquoi une API plutôt qu’un export ?
Un export de fichier fonctionne, et AlibeeZ en propose aux formats standards. Mais il suppose que quelqu’un le déclenche, le contrôle et le rejoue en cas d’erreur : autrement dit, il déplace la charge sans la supprimer.
Une API change la nature du lien : la donnée circule quand elle change, pas quand quelqu’un y pense. C’est ce qui permet à une mission d’exister dans AlibeeZ au moment où le ticket est créé dans Jira, et non à la prochaine exécution d’un traitement.
Le détail des données qui circulent, dans les deux sens, est décrit sur la page intégrations, et le fonctionnement général de la connexion Jira ↔ AlibeeZ est expliqué dans cet article.
Q & R
Quel type d’API est proposé par AlibeeZ ?
Des APIs REST documentées.
D’autres connecteurs de type outil de planification / AlibeeZ existent-ils déjà ?
Oui. Pour accompagner nos clients, nous avons déjà mis à disposition des liens pour Stafiz et Kantata.
Pour interagir avec AlibeeZ, suis-je limité aux APIs ?
Non. AlibeeZ propose également des exports aux formats standards (CSV, fichiers plats…).
Vous voulez le même connecteur ?
Le connecteur appartient à Actency. Contactez Actency si vous souhaitez obtenir leur API : l’entreprise envisage d’en faire un service.
Si votre référentiel projet est ailleurs, ou si vous voulez simplement voir ce qui est déjà connecté à AlibeeZ, commencez par la page intégrations, ou parlons de votre cas.
