Passer à la facture électronique, ce n’est pas juste cocher une case : ça touche directement à votre système d’information (SI). Pour être prêt dans les temps, il va falloir s’assurer que votre SI peut gérer les bons formats, les bons flux, et les bonnes connexions. Je vous présente les étapes clés pour une transition à la facturation numérique harmonieuse et efficace.

Rappel : la facturation électronique c’est quoi ? Et pourquoi elle devient obligatoire?

La facture électronique est un fichier structuré, codé dans un format normalisé qui permet aux logiciels de le traiter automatiquement. Cela évite les ressaisies manuelles, limite les erreurs, et facilite les échanges entre entreprises.

Cette évolution répond à plusieurs objectifs majeurs :

• Lutter contre la fraude à la TVA grâce à un meilleur suivi des transactions.
• Gagner en efficacité et fiabilité dans les échanges de factures.
• Permettre une automatisation plus poussée de la comptabilité.

Le tout dans un cadre sécurisé, encadré par des plateformes certifiées appelées PDP (ou via le Portail Public de Facturation).

📌 Pour découvrir en détail qui est concerné et quand, consultez notre article dédié à l’obligation de facturation électronique.

Checklist complète pour réussir votre passage à la facturation électronique : ✅ Identifier les factures concernées ✅ Auditer le SI actuel ✅ Choisir un PDP ou OD ✅ Mettre à jour les processus internes ✅ Former les équipes ✅ Nommer un référent projet interne (finance ou IT) ✅ Cartographier vos flux de facturation (ventes / achats) ✅ Identifier les clients/fournisseurs basés en France ✅ Définir votre stratégie PDP (un ou plusieurs ?) ✅ Planifier les tests techniques dès 2026 ✅ Informer vos équipes et partenaires au plus tôt

Les étapes clés pour bien préparer son entreprise à la facture électronique  

Pour commencer : auditer votre SI actuel

Avant de foncer dans l’intégration d’un PDP ou d’un nouveau module, il faut commencer par un état des lieux de votre système actuel :

• Quels logiciels de gestion ou ERP utilisez-vous ?
• Comment vos factures sont-elles créées, transmises et archivées aujourd’hui ?
• Qui gère quoi (en interne, en externe) ?

Cet audit de maturité permet d’identifier les éventuels trous dans la raquette et de prévoir les ajustements nécessaires.

Ensuite : intégrer un PDP ou un OD dans votre ERP

Une fois que le diagnostic est posé, il faut connecter votre ERP à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou à un Opérateur de Dématérialisation (OD).
L’objectif est que l’émission, la réception et le reporting des factures électroniques soient automatisés, sans avoir à tout ressaisir à la main.

Certains ERP proposent déjà des connecteurs natifs vers des PDP ou OD. D’autres nécessiteront un développement spécifique ou l’intervention d’un intégrateur.

Comment se connecter à un PDP ?

Il existe plusieurs scénarios possibles :

• ERP connecté au PDP : pour générer et transmettre automatiquement les factures.
  
• Outil de gestion des achats relié au PDP : pour réceptionner et traiter les factures fournisseurs.
  
• Logiciel comptable (ex : Sage Intacct) capable de recréer les factures avant transmission.

👉 Vous pouvez opter pour une architecture centralisée ou distribuée, selon la complexité de vos flux et de vos outils.

Peut-on utiliser le même PDP pour les achats et les ventes ?

Oui… mais ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez :

• utiliser un PDP unique pour tous vos flux (plus simple à piloter) ;
• ou choisir un PDP pour les ventes et un autre pour les achats, selon votre organisation et vos outils.

Le bon choix dépendra de votre écosystème applicatif et de vos objectifs d’intégration.

Gestion des formats, des flux et de l’archivage

Côté technique, il faut que votre SI sache gérer :

• les formats structurés (UBL, CII, Factur-X) ;
• les flux entrants et sortants de factures, en lien avec le PDP ou le PPF ;
• l’archivage électronique à valeur probante (essentiel en cas de contrôle fiscal).

Gouvernance projet et conduite du changement : deux leviers clés

Mettre à jour un SI, ne se fait pas tout seul. Il faut une vraie gouvernance projet, avec un chef de projet identifié, un rétroplanning clair et des ressources dédiées.

Et surtout, il faut accompagner les équipes (compta, finance, DAF, IT…) dans cette transition : nouveaux outils, nouvelles habitudes, nouveaux formats… Le changement se prépare autant côté technique que côté humain.

Peut-on utiliser un seul PDP au niveau international ? Ce que doivent savoir les entreprises présentes dans plusieurs pays

Si vous travaillez dans un groupe international, la question est légitime : peut-on centraliser la facturation électronique via un seul PDP pour l’ensemble des filiales en Europe ? La réponse: pas encore totalement.

Une vision européenne… encore incomplète

L’Union européenne pousse à l’harmonisation de la e-invoicing via le projet ViDA (VAT in the Digital Age). L’objectif : créer un cadre commun pour fluidifier les échanges de données de TVA entre pays membres.

Mais en réalité, chaque pays conserve aujourd’hui ses propres règles, formats et plateformes :

• En France, seuls les PDP agréés peuvent transmettre les factures vers le Portail Public de Facturation (PPF).
• En Italie, le système SDI est obligatoire.
• En Belgique ou au Luxembourg, Peppol est le canal privilégié.

Le résultat : un PDP certifié en France ne peut pas automatiquement être utilisé dans d’autres pays. Il n’existe pas encore de certification « PDP européenne ».

Les limites de l’interopérabilité internationale

Les formats de facture varient aussi : Factur-X en France, FatturaPA en Italie, XRechnung en Allemagne… Ce manque d’uniformité complique l’idée d’un outil unique pour toutes les filiales d’un groupe

Recommandations pour les groupes internationaux

Voici quelques bonnes pratiques :

• Choisir un PDP capable de gérer plusieurs formats nationaux, ou partenaire de plateformes locales dans les autres pays.
  
• Cartographier les obligations locales de chaque filiale (facturation électronique, e-reporting, archivage…).
  
• Mettre en place une stratégie SI cohérente mais adaptable, avec des connecteurs ou des modules spécifiques selon les juridictions.
  
• Suivre de près l’évolution du projet ViDA : à terme, il pourrait faciliter les choses au niveau européen.

En résumé : un PDP unique, c’est possible dans certains cas, mais pas encore suffisant à l’échelle de l’Europe. Il faut aujourd’hui composer avec les exigences locales, tout en se préparant à une éventuelle convergence future.

Bonnes pratiques & pièges à éviter

Passer à la facturation électronique, c’est plus qu’une mise en conformité : c’est une transformation en profondeur de vos processus. Voici quelques bons réflexes à adopter… et les erreurs classiques à éviter.

1. Anticiper les évolutions réglementaires

La réglementation évolue vite — et pas qu’en France. Entre la généralisation du e-reporting, les ajustements du calendrier, ou les spécificités par secteur, mieux vaut rester en veille active. Suivez les publications de la DGFiP, les évolutions autour du projet ViDA en Europe, et les annonces des plateformes certifiées.

📌 Astuce : abonnez-vous aux newsletters des organismes officiels ou de votre PDP pour être informé en temps réel et préparer votre entreprise à la facture électronique de façon efficace.

.2. Sensibiliser et former les équipes

La technique, c’est important… mais les humains encore plus ! Une bonne transition passe par des équipes comptables, fiscales et informatiques formées aux nouveaux formats, aux outils, et aux procédures.
Sans accompagnement, vous risquez du stress, des erreurs et un rejet du changement.

Pensez aussi aux équipes terrain (ADV, achats, etc.), qui devront parfois modifier leurs habitudes.

3. Sécuriser les données et les flux

Les factures électroniques transitent par des plateformes, parfois via des opérateurs externes. Il est donc essentiel de :

• sécuriser les échanges (protocoles, chiffrement) ;
• garantir la traçabilité (statuts, horodatages…) ;
• assurer un archivage électronique fiable et conforme.
  

🚨 Une fuite de données fiscales ou un problème de conformité peut vite devenir un cauchemar en cas de contrôle.

4. Ne pas sous-estimer la charge projet

Ça peut sembler « juste une nouvelle façon d’émettre des factures », mais en réalité, c’est un vrai projet structurant. Connexion à un PDP, adaptation du SI, conduite du changement, tests, gestion des exceptions…
Sans une bonne organisation (planning, budget, ressources), le projet peut déraper.

👉 Conseil de terrain : traitez-le comme un projet à part entière, avec un pilote dédié, des jalons clairs, et un plan de gestion des risques.

FAQ

Quelle est la différence entre PDP et OD ? 

Un PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) est certifié par l’administration fiscale et peut transmettre les factures directement à l’État. Un OD (Opérateur de Dématérialisation) prépare les factures mais doit passer par un PDP pour leur transmission.

Suis-je concerné si je ne travaille qu’avec des clients étrangers ?

Vous n’êtes pas soumis à la facturation électronique obligatoire pour ces transactions, mais vous devrez probablement faire du e-reporting. Il est donc important de vous équiper quand même.

Quels sont les risques en cas de non-conformité ? 

Vous encourez des retards de traitement, des erreurs fiscales, et potentiellement des sanctions en cas de contrôle. Mieux vaut anticiper et être prêt pour 2026.