Clever Age accélère sa croissance mondiale avec l’ERP AlibeeZ
Un ERP pour ESN structurant au service de la croissance, de la performance et de la simplification métier. Clever Age, cabinet expert en projets digitaux omnicanaux, connaît une croissance rapide sur trois continents. Pour accompagner cette dynamique, le groupe cherchait une solution ERP capable de centraliser et fiabiliser ses processus. Il a choisi AlibeeZ pour automatiser ses opérations, fluidifier ses flux métiers et renforcer sa performance à l’international. Présentation du déploiement d’une solution sur mesure et ses retombées concrètes.
Gain de productivité de 30 %
Pour les équipes ADV et comptabilité
Suivi renforcé
Des projets au forfait avec meilleur calcul des PCA/FAE
Amélioration du TACE
Grâce à la visibilité temps réel
Diminution du délai de facturation
Accélérant le cash-flow
Clever Age : un acteur digital global
Clever Age est un cabinet de conseil, formation et réalisation IT, spécialisé dans les projets digitaux omnicanaux. Grâce à son approche « Consulting to Delivery », il intervient sur toute la chaîne de valeur, de la stratégie à la mise en production technique. Son organisation horizontale, pilotée par des experts seniors : les fameux « papis du web », allie stratégie, design et technologie. Ses chiffres clés :
500 collaborateurs répartis sur 3 continents :
- Europe : 5 agences (Paris, Lyon, Bordeaux, Nantes, Toulouse) réparties sur 12 BU
- Asie : 3 agences (Hong Kong, Singapour, Vietnam)
- Amérique du Nord : 1 agence
3 entités transverses pour des expertises spécifiques :
- Be Clever : stratégie digitale et conseil
- Clever Garden : UX/UI, front-end et design
- Clever Presence : run, exploitation et performance
Contexte avant AlibeeZ : une gestion cloisonnée et chronophage
Avant l’ERP AlibeeZ, Clever Age utilisait une constellation d’outils disparates aux intégrations faibles et sans vision unifiée, générant :
- Ressaisies multiples, sources d’erreurs
- Temps de traitement élevé
- Difficulté de pilotage des projets et de la rentabilité
- Charge administrative importante pour les équipes ADV et comptables
Les outils utilisés auparavant
- Pipedrive pour la génération des codes projets
- Clever CRA pour le suivi du temps
- Odoo pour l’administration des ventes (ADV), la gestion des absences, les devis, la facturation et le recrutement
- Cleemy pour les notes de frais
- Sage pour la comptabilité
- Peopledoc pour la gestion RH
- Docusign pour la validation des devis
Malgré l’utilisation de Clever CRA, Odoo et Cleemy comme socle, leurs limites fonctionnelles et leur manque d’interopérabilité rendaient l’ensemble difficilement maintenable. La croissance du groupe accentuait ces contraintes, soulignant la nécessité d’un changement structurel.
L’équipe dirigeante souhaitait avoir un suivi analytique plus précis par sociétés, agences et par BU, afin de rationaliser l’ensemble du système d’information. L’objectif était de trouver l’outil efficace pour accompagner durablement la croissance du groupe.
Avec une présence multi-continentale et une croissance soutenue, Clever Age avait besoin d’un ERP pour ESN capable de s’adapter à la complexité de ses activités et de ses spécificités géographiques.
Objectifs et besoins : centraliser les données et automatiser les processus
Le projet visait à réconcilier l’efficacité opérationnelle et un pilotage fiable à l’échelle mondiale :
- Centraliser toutes les données projet, RH, finance dans un référentiel unique
- Automatiser les flux entre les outils pour réduire les ressaisies
- Offrir une vue consolidée par BU, agence, région
- Améliorer la visibilité temps réel sur les KPI clés : CA, TACE, rentabilité, restes à faire, etc.
- Unifier l’expérience utilisateur, quel que soit le rôle ou la localisation
Le choix AlibeeZ : un ERP complet, modulaire et interconnecté
Clever Age a choisi AlibeeZ pour sa couverture complète des fonctions métier, sa modularité, et sa capacité à s’adapter aux sociétés de services opérant sur plusieurs zones géographiques. Le logiciel a été déployé pour remplacer Clever CRA, Odoo et Cleemy en France, puis étendu au Canada, au Vietnam, à Singapour et à Hong Kong.
Une intégration en 3 phases
1
Saisie des temps, absences et facturation
Mise en place des premières briques du pilotage projet.
2
Module de clôture, notes de frais et les achats
Extension aux fonctions finance.
3
Base RH, recrutement, compétences
Finalisation du système global.
Connecteurs clés réalisés
- Synchronisation des absences avec SILAE
- Intégration des frais, ventes et achats avec Sage
- Paiements fournisseurs automatisés au format SEPA
- Connecteur PickYourSkills pour le staffing
- Mise en place d’APIs & Webhooks pour l’automatisation des processus métiers
Résultats concrets : boost de la productivité et accélération de la facturation
L’adoption d’AlibeeZ s’est traduite par des gains mesurables dans les processus métiers. Clever Age avait pour objectif d’unifier les données dans un outil de référence, puis d’automatiser au maximum les interactions avec ses outils tiers. Une base de compétences a ainsi été complétée dans AlibeeZ, et une connexion vers PickYourSkills a été mise en place.
Par ailleurs, une BI centralisée a été mise en œuvre afin de faciliter la lecture et l’analyse des données à partir d’une vue consolidée. Le développement de webhooks et d’API a aussi permis d’automatiser de nombreux processus avec les outils tiers, améliorant ainsi l’efficience globale du système d’information.
Un déploiement opérationnel maîtrisé en 4 mois
Une implémentation progressive, rigoureuse et collaborative a permis une transition en douceur. Le projet a d’abord été déployé sur la France puis l’Asie et le Canada.
Etude d’intégration
Refonte du paramétrage et adaptation des rôles utilisateurs pour les définir selon les populations (consultants, managers, responsable d’agences etc.)
Structuration de l’analytique via des tags pertinents
Clarification des règles de gestion par pôle
Audit complet des données statiques et dynamiques
Tests, recettes et formations sur mesure avec les équipes
La rapidité du déploiement est un des facteurs clés de succès : les premières agences étaient opérationnelles en moins de 4 mois.
« Notre solution interne, Clever CRA, n’était pas pérenne : elle manquait d’évolutivité et de fiabilité, notamment en matière de contrôle entre le suivi des temps et la gestion des absences, ce qui entraînait des écarts et des erreurs en paie. Le suivi des temps passés par projet ainsi que la gestion des restes à faire étaient complexes, rendant difficile le calcul des PCA et FAE. Avec la croissance de l’entreprise, il devenait indispensable de disposer d’un suivi analytique plus précis, par société, par agence et par business unit. Nous sommes une structure indépendante, convaincue de la nécessité de construire, avec AlibeeZ, une relation durable et enrichissante. »
- Frédéric Bon,
Président, Clever Age
« Le projet avec Clever Age illustre parfaitement notre approche : proposer une solution ERP modulaire, robuste et rapidement déployable, même dans des environnements complexes et multi-pays. AlibeeZ devient leur colonne vertébrale opérationnelle, avec un déploiement rapide et des résultats concrets. »
- Pascal Chiron
Directeur Associé, AlibeeZ
AlibeeZ devient le cœur du SI de Clever Age : Perpectives d’évolution vers plus d’automatisation
Aujourd’hui, AlibeeZ est devenu le pivot du système d’information de Clever Age :
- Remplacement de plusieurs logiciels par une solution unifiée
- Déploiement international rapide
- Gestion fine en multi-BU et multi-agences
- Pilotage temps réel de la performance
Les prochaines étapes incluent :
- La mise en place d’une BI centralisée à partir des données consolidées
- La création de nouveaux connecteurs via APIs et Webhooks
- Une intégration avancée avec PickYourSkills pour le pilotage des compétences
Clever Age a pu franchir un cap dans sa gestion interne grâce à l’ERP pour ESN AlibeeZ
- SI unifié, workflows automatisés
- Vue analytique fine sur chaque centre de profit
- Gains de temps et fiabilisation des données
- Capacité d’adaptation aux enjeux futurs